Arbeiten in der Cloud

Potenziale und Risiken

In einer Welt, die sich ständig weiterentwickelt, ist Flexibilität der Schlüssel zum Erfolg. Dies gilt auch für die Art und Weise, wie wir arbeiten. Mit dem Aufkommen des Trends zum mobilen Arbeiten hat sich die Arbeitslandschaft grundlegend verändert. Was gilt es zu beachten?

Vorteile des Arbeitens in der Cloud

Ein entscheidender Vorteil des Arbeitens in der Cloud ist die hohe Flexibilität. Mitarbeitende können von überall auf der Welt auf ihre Dateien und Anwendungen zugreifen. Dies ermöglicht es Unternehmen, das Arbeiten außerhalb der Büroräume zu unterstützen und talentierte Fachkräfte unabhängig von ihrem Standort einzustellen. Gleichzeitig kann verhindert werden, dass Mitarbeitende Unternehmensdaten auf Ihren (möglicherweise sogar privaten) Endgeräten ungeschützt speichern und verarbeiten.

Cloud-Dienste bieten die Möglichkeit einer Skalierbarkeit, also Ressourcen je nach Bedarf zu erhöhen oder zu verringern. So ist es problemlos möglich, kurzfristig IT-Ressourcen für neue Projekte oder für temporär Beschäftigte bereitzustellen, so dass keine langen Anlaufzeiten notwendig sind. Unternehmen müssen nicht mehr in teure Hardware und Infrastruktur (Klimatisierung, redundante Stromversorgung, Zutrittskontrolle, IT-Sicherheitssysteme usw.) investieren, sondern können diese Aufgaben in die Hand eines kompetenten Cloudanbieters geben. Dies spart nicht nur Kos­ten, sondern ermöglicht es auch, schnell auf sich ändernde Anforderun­gen zu reagieren und Innovationen zu planen und umzusetzen.

Darüber hinaus bieten Cloud-Dienste oft automatische Updates, wiederkehrende Wartung und individuelle Ergän­zungsprodukte an. Das bedeutet, dass Unternehmen sich nicht mehr um die Aktualisierung ihrer Software und die Wartung ihrer Hardware kümmern müssen, da dies auto­matisch vom Anbieter durchgeführt wird. Dadurch erhöht sich die Sicherheit der Unternehmens-IT und Mitarbei­tende können sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren.

„Nachteile“ des Arbeitens in der Cloud

Zu berücksichtigen ist zum einen die Abhängigkeit von einer Internetverbindung. Ohne eine stabile Verbindung können Mitarbeitende möglicherweise nicht auf ihre Dateien oder Anwendungen zugreifen. Hier sind eine Beratung des Cloud-Anbieters und Konzepte für soge­nanntes Offline-Arbeiten oder redundante und qualitativ hochwertige Internetanbindungen gefragt.

Für die Wahl des Cloud-Anbieters sollten sich Unterneh­men ausreichend Zeit nehmen, da ein späterer Wechsel des Anbieters oftmals mit hohem Aufwand und entsprechen­den Kosten verbunden ist. Erreichbarkeit, Zuverlässigkeit, Innovationsfreude und Vertrauenswürdigkeit des Anbieters müssen zu den Ansprüchen und Vorstellungen des Unter­nehmens passen. Vertrauen schafft hier auch die Möglichkeit des Besuches des Rechenzentrums des Cloud-Anbieters.

Sicheres Arbeiten in der Cloud

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Klärung der Datensi­cherheit. Cyberangriffe auf Unternehmen sind eine reale und nicht zu unterschätzende Gefahr. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass ihre Daten angemessen geschützt sind und alle relevan­ten Sicherheitsstandards eingehalten werden. Dazu gehört die Verwen­dung von komplexen Passwörtern, die regelmäßige Überprüfung von Zugriffsrechten und die Verschlüsse­lung sensibler Daten. Zudem sollten Mitarbeitende regelmäßig geschult werden, um sich der Risiken aktu­eller Bedrohungen bewusst zu sein.

Darüber hinaus ist es wichtig, einen vertrauenswürdigen Cloud-Anbieter zu wählen, der strenge Sicherheits-und Datenschutzstandards einhält, zertifiziert ist und regelmäßig auditiert wird. Aussagekräftige Zertifizierungen sind: ISO 27001, VdS10000, IT-Grundschutz nach BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informations­technik) oder Trusted Site Infrastructure (TSI) nach TÜVIT. Eine vertrauensvolle persönliche Beziehung zum Anbieter ist hier sicherlich von Vorteil. Viele Anforderungen der EU-DSGVO, die sie bislang selbst verantworten, werden von einem Cloud-Anbieter bereits erfüllt. Durch enge Zusammenarbeit mit dem Cloud-Anbieter kann ein gemeinsames und schlüssiges Datenschutzgesamtkonzept realisiert werden. Unter­nehmen sollten sich auch über die Standorte der Server informieren und sicherstellen, dass diese den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen.

Change-Management für Mitarbeitende

Der Übergang zum Arbeiten in der Cloud bringt für Mit­arbeitende weitreichende Veränderungen der Arbeits­abläufe und der Gewohnheiten mit. Ein effektives Change-Management ist an dieser Stelle hilfreich. Dazu gehören die Bereitstellung von Schulungen und Schu­lungsmaterialien, die auf die neuen Arbeitsweisen vor­bereiten sowie die Einrichtung eines Support-Teams, das bei Fragen und Problemen unterstützt. Darüber hinaus ist es wichtig, die Vorteile des Arbeitens in der Cloud zu kommunizieren und für eine aktive Teilnahme am Umstel­lungsprozess zu werben.

Kompetentes Projektmanagement für den Umstieg

Damit die Geschäftsaktivitäten nicht beeinträchtigt werden, erfordert der Umstieg eine sorgfältige Planung, Vorberei­tung und effektive Umsetzung. Ein kompetentes Projekt­management ist unerlässlich. Zudem ist es wichtig, Risiken frühzeitig zu identifizieren und diese zu minimieren.

Die Zukunft der Arbeit?

Angesichts der zunehmenden Globalisierung und Digi­talisierung ist es sehr wahrscheinlich, dass das Arbeiten in der Cloud weiter an Bedeutung gewinnen wird. Die Flexibilität, Skalierbarkeit und Effizienz, die die Cloud bietet, machen sie zu einer attraktiven Option für Unter­nehmen aller Größen und Branchen. Gerade kleinere Unternehmen sind heutzutage mit den stetig wachsen­den Anforderungen für eine sichere und funktionierende IT oftmals überfordert. Hier kann ein Wechsel zu einem Cloud-Anbieter zum Befreiungsschlag für das gesamte Unternehmen werden.

Allerdings müssen die mit der Digitalisierung verbundenen Sicherheitsrisiken ernst genommen werden. Beispiele für passende Maßnahmen sind funktionierende, automatische Backup-Lösungen, Multifaktor-Authentifizierungen und regelmäßige Belegschaftsschulungen zur neuen Arbeits­weise. Mit den richtigen Vorkehrungen und Vorbereitun­gen - insbesondere auch der Mitarbeitenden - kann das Arbeiten in der Cloud sicher und effektiv sein und Unter­nehmen dabei unterstützen, in einer zunehmend digita­len Welt weiterhin erfolgreich zu sein.