Auf dem Vormarsch

Digital unterstützte Beschlussfassungen und Eigentümerversammlungen setzen sich durch – das belegen exklusive Zahlen aus der Praxis.

Ob Hotelbuchung, Überweisung oder Online-Dating – tagtäglich erledigen wir vieles digital und mit wenigen Klicks. 2020 war es höchste Zeit für eine Reform des Wohnungs-eigentumsgesetzes (WEG). § 23 ermöglicht dort seither Umlaufbeschlüsse in Textform, Absenkungsbeschlüsse und hybride Eigentümerversammlungen. Bleibt die Frage, ob Nutzer sich an die neuen Möglichkeiten gewöhnen, sodass sie Eingang in die Praxis finden. Aktuelle Zahlen am Beispiel der Software-Nutzer des Online-Portals etg24 geben Aufschluss.

Umlaufbeschluss im Online-Portal

Kundenportale zur Dokumenteneinsicht und Kommu­nikation sind mittlerweile Standard. Darüber auch Abstimmungen online durchzuführen, ist für viele hingegen noch Neuland. Dass Eigentümer Funktions­erweiterungen, die Vorgänge erleichtern, in einer schon bekannten Anwendung dankend annehmen, zeigen die hohen Nutzungszahlen: Über die etg24 App wurden 325.000 Online-Stimmabgaben von insgesamt 23.090 Eigentümern verzeichnet. Ein ebenso spannendes Ergebnis: Nur noch 43 Prozent der 4.944 durchgeführten Umlaufbeschlüsse hatten das bisherige Mehrheits­erfordernis der Allstimmigkeit eingestellt. Es liegt auf der Hand, dass Umlaufbeschlüsse mit einfacher Mehrheit häufiger angenommen wurden. Die Quote lag hier bei 77,9 Prozent. Umlaufbeschlüsse mit dem Erfordernis der Allstimmigkeit sind zu 52,8 Prozent zustande gekommen.

Nicht nur Eigentümer begeistert die besonders einfache Möglichkeit der Stimmabgabe im Umlaufverfahren, auch für Verwaltungen ist der damit verbundene Aufwand auf ein Minimum reduziert. Elementar, um möglichst viel Zeit einzu­sparen, ist hierbei die Möglichkeit, diejenigen Kunden, die nicht online erreichbar sind, weitestgehend automatisch mitein-zubeziehen. So sollte die Software z. B. selbstständig einen Stimmzettel für diejenigen generieren, die noch per Briefpost bedient werden. Die Zahlen zeigen, dass Umlaufbeschlüsse insbesondere in digitalen Verwaltungen ein praktikables Tool zur unkomplizierten Willensbildung geworden sind.

Mehr Prozesseffizienz bei Eigentümerversammlungen

Auch 2.848 Eigentümerversammlungen wurden 2023 über die Plattform etg24 digital unterstützt, davon 41,5 Prozent hybrid, 56,9 Prozent in Präsenz und 1,6 Prozent virtuell. Der Versammlungsprozess bietet in vielen Verwaltungen weiterhin enormes Potenzial für die Digitalisierung und Effizienzsteigerung. Häufig missverstanden wird dabei, dass dies unabhängig davon ist, ob eine Eigentümer­gemeinschaft sich in Präsenz, hybrid oder virtuell trifft.

Die Digitalisierung beginnt beim Versand der Einladungen und reicht vom Management der Vollmachten und Weisungen, die von den Eigentümern selbst im Kunden­portal hinterlegt werden können und bei Abstimmungen automatisch berücksichtigt werden, über die Durchführung und Auswertung der Versammlung bis hin zur digital geleisteten Unterschrift des sofort generierten Protokolls und der Beschlusssammlung. Während der Versammlung können Eigentümer per Smartphone oder Handzeichen abstimmen. Die Erfahrung zeigt hier, dass die digitale Abstimmung mit mobilen Endgeräten für den Großteil der Eigentümer unproblematisch ist. Wird zudem die gesamte Kommu­nikation zwischen Verwaltung und Kunden zentralisiert, etwa im Kundenportal, sodass auch Online-Abstimmungen ohne Medienbrüche möglich sind, steigt die Akzeptanz der Digitalisierung solcher Vorgänge deutlich.