Der Verwaltungsbeirat

Das Bindeglied zwischen Eigentümern und Verwaltung trägt maßgeblich zu Funktion und Harmonie der Gemeinschaft bei – wird in seiner Bedeutung jedoch oft unterschätzt.

Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) ist ein komplexes Gebilde, in dem unterschiedliche Interessen, rechtliche Rahmenbedingungen und praktische Herausforderungen zusammentreffen. In diesem Gefüge nimmt der Verwaltungsbeirat eine Schlüsselrolle ein.

Rechtliche Grundlagen

Die rechtliche Basis für den Verwaltungsbeirat bildet § 29 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Hier ist festgelegt, dass die Wohnungseigentümer durch Beschluss die Bestellung eines Verwaltungsbeirats bestimmen können – bestehend aus einem Vorsitzenden und zwei weiteren Wohnungseigentümern, sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes vorsieht. Wichtig: Die Bestellung eines Verwaltungsbeirats ist keine Pflicht, sondern eine Option, die jedoch aufgrund ihrer zahlreichen Vorteile für die Gemeinschaft genutzt werden sollte.

Mit der WEG-Reform 2020 wurden die Befugnisse des Verwaltungsbeirats neu geregelt. Nach § 29 Abs. 2 WEG unterstützt er die Verwaltung bei der Durchführung ihrer Aufgaben. Die Wohnungseigentümer können Aufgaben und Kompetenzen des Verwaltungsbeirats durch Beschluss erweitern, insbesondere dass ihm bestimmte Entscheidung en zur eigenständigen Beschlussfassung übertragen werden. Die Hauptfunktionen des Verwaltungsbeirats lassen sich in vier zentrale Bereiche gliedern:

Unterstützung und Kontrolle der Verwaltung

Eine wesentliche Aufgabe des Verwaltungsbeirats besteht darin, die bestellte Verwaltung bei der Durchführung ihrer Aufgaben zu unterstützen, beispielsweise durch Beratung bei wichtigen Entscheidungen, die Mitwirkung an der Vorbereitung von Eigentümerversammlungen, die Kontrolle der Verwaltungstätigkeit und die Prüfung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans.

Letztere gehört zu den wichtigsten Kontrollaufgaben des Verwaltungsbeirats. Dabei überprüft er, ob die Aus­gaben den Beschlüssen der Eigentümerversammlung entsprechen, die Zuordnung zu Einzel- und Gemein­schaftseigentum korrekt erfolgt ist und ob das Hausgeld sachgerecht verwendet wurde. Allerdings ersetzt diese Prüfung nicht die individuelle Prüfpflicht jedes einzelnen Eigentümers.

Kommunikation und Vermittlung

Der Verwaltungsbeirat fungiert als Kommunikationskanal zwischen Eigentümern und Verwaltung. Er nimmt Anliegen, Beschwerden und Anregungen der Eigen­tümer entgegen und leitet diese an die Verwaltung weiter. Umgekehrt kann er komplexe Entscheidungen der Verwaltung gegenüber den Eigentümern erläutern und transparent machen.

In Konfliktfällen übernimmt er häufig eine vermittelnde Rolle. Gerade bei Meinungsverschiedenheiten zwischen einzelnen Eigentümern oder zwischen Eigentümern und der Verwaltung kann er als neutrale Instanz zur Konfliktlösung beitragen.

Strategische Mitgestaltung

Der Verwaltungsbeirat ist in der Position, die langfristige Entwicklung einer Liegenschaft aktiv mitzugestalten. Er kann Modernisierungsmaßnahmen vorschlagen, Instandhaltungskonzepte mit der Verwaltung erarbeiten, die Entwicklung der Rücklagen im Blick behalten und die nachhaltige Be­wirtschaftung der Immobilie fördern.

Repräsentation der GdWE

Als gewähltes Gremium repräsentiert der Verwaltungsbeirat die Interessen der Gemeinschaft nach außen. Bei Gesprächen mit Dienstleistern, Handwerkern oder Behörden kann er als Ansprechpartner fungieren und die Gemeinschaft vertreten.

Rechte und Pflichten

Mit der Übernahme der Beiratsfunktion sind sowohl Rechte als auch Pflichten verbunden. Zu den wesentlichen Rechten zählen die Einsichtnahme in alle relevanten Unterlagen, der Zugang zu Kontoauszügen und Belegen, die Teilnahme an Objektbegehungen und der Anspruch auf regelmäßige Information durch die Verwaltung.

Diesen Rechten stehen folgende Pflichten gegenüber: die Wahrnehmung der Kontrollfunktion gegenüber der Verwaltung, der vertrauliche Umgang mit erhaltenen Informationen, die unparteiische Entscheidungsfindung im Interesse aller Eigentümer und die regelmäßige Berichterstattung gegenüber der GdWE.

Wahl und Zusammensetzung

Die Wahl des Verwaltungsbeirats erfolgt in der Regel auf der Eigentümerversammlung mit einfacher Stimmenmehrheit. Das WEG selbst enthält keine Regelung zur Amtszeit, sodass diese in der Gemeinschaftsordnung festgelegt oder durch Beschluss bestimmt werden kann. In der Praxis sind Amtszeiten von ein bis fünf Jahren üblich, wobei eine Wiederwahl meist möglich ist.

Bei der Zusammensetzung des Beirats sollten verschiedene Kompetenzen berücksichtigt werden. Ideal ist eine Mischung aus technischem Verständnis, kaufmännischem Know-how und kommunikativen Fähigkeiten. Auch Verfügbarkeit und Präsenz vor Ort spielen eine wichtige Rolle.

Haftungsfragen

Ein wichtiger Aspekt der Beiratsarbeit ist die Haftung. Der Verwaltungsbeirat hat seine Aufgaben mit der Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Wohnungseigentümers zu erfüllen. Er haftet grundsätzlich für Schäden, die er der Gemeinschaft durch pflichtwidriges Handeln zufügt. Allerdings ist bei der Beurteilung der Sorgfaltspflicht zu berücksichtigen, dass es sich um ein unentgeltliches Ehrenamt handelt, weshalb ein milderer Haftungsmaßstab angelegt wird. Dennoch empfiehlt es sich für Beiratsmitglieder, eine Vermögensschadenhaftpflicht-versicherung abzuschließen. Viele fortschrittliche Gemein­schaften übernehmen die Kosten für eine solche Versicherung, um die ehrenamtliche Tätigkeit zu fördern.

Fazit

Ein aktiver und kompetenter Verwaltungsbeirat ist ein entscheidender Faktor für eine gut funktionierende GdWE. Er entlastet die Verwaltung, vertritt die Interessen der Eigentümer und trägt zu einer transparenten und effizienten Verwaltung bei.

Für Verwaltungen bietet ein engagierter Beirat die Chance, einen kompetenten Ansprechpartner zu haben und Entscheidungen auf eine breitere Basis zu stellen. Gleichzeitig profitieren die Eigentümer von der zusätzlichen Kontrollinstanz und dem direkten Kommunikationskanal.

Die Bestellung eines Verwaltungsbeirats sollte daher in jeder GdWE ernsthaft in Betracht gezogen werden – er ist weit mehr als nur ein formales Gremium, nämlich ein unverzichtbares Element für eine zukunftsfähige und harmonische Eigentümergemeinschaft.