Die E-Rechnung unkompliziert umsetzen!

Mit der VDIV-Handlungsempfehlung geht’s reibungslos.

Seit dem 1. Januar 2025 sind Immobilienverwaltungen, Wohnungseigentümergemeinschaften und Vermieter dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen, sogenannte E-Rechnungen, empfangen und archivieren zu können. Für die eigene Rechnungsstellung gelten zwar noch Übergangsfristen, aber die schon jetzt geltende Regelung stellt eine Herausforderung dar. Um diese zu meistern und die Umstellung auf die digitale Rechnungsstellung reibungslos umzusetzen, bietet sie Handlungsempfehlung des VDIV Deutschland eine praxisorientierte Anleitung. Einige Punkte im Überblick:

Für wen gilt die Vorschrift zur E-Rechnung?

Seit 1. Januar sind E-Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland zumindest auf Empfängerseite verpflichtend. Die Regelung gilt, wenn beide Firmen (Leistungserbringer und -empfänger) in Deutschland ansässig sind. Immobilienverwaltungen müssen die Vorgaben für ihr eigenes Unternehmen und für ihre Eigentümergemeinschaften umsetzen. Sofern eine Gemeinschaft unternehmerisch tätig ist, muss sie auch in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und unter Berücksichtigung der Übergangsvorschriften ausstellen zu können. Auch Vermieter sind umsatzsteuerrechtlich als Unternehmer anzusehen.

Das Bundejustizminis-terium konkretisiert in einer Stellungnahme vom 29. Oktober 2024 auf Anfrage des VDIV Deutschland: „Ist eine Gemeinschaft der Wohnungseigentümer danach unternehmerisch tätig und ein inländischer Unternehmer im Sinne von § 14 Abs. 2 S. 3 UStG n.F., fällt sie unter die Regelung für die obligatorische E-Rechnung. In diesem Fall wird nicht zwischen der Ausstellung und dem Empfang von E-Rechnungen unterschieden. Sie bzw. deren Verwalter müssten daher [.] den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen. Sofern E-Rechnungen in einem hybriden Format [.] ausgestellt werden, können sie auch ohne spezielle Software vom Empfänger gelesen werden.”

Keine Verpflichtung zum Ausstellen von E-Rechnungen besteht bei Rechnungsbeträgen bis 250 Euro (brutto). Zudem sind Kleinunternehmen im Sinne von § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) von der Verpflichtung, E-Rechnungen zu stellen, befreit. Für sie gilt jedoch die Empfangspflicht.

Welche Übergangsfristen gelten für das Ausstellen von E-Rechnungen?

Seit dem 1. Januar 2025 greifen die Regelungen für den Empfang und die Aufbewahrung. Für das Ausstellen gelten diese Übergangsvorschriften:

• Bis Ende 2026: Unternehmen dürfen bis Ende 2026 weiterhin Papierrechnungen versenden, wenn die Zustimmung des Empfängers vorliegt.
• 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen weiterhin Papierrechnungen und nicht konforme elektronische Rechnungen versenden. Für Unternehmen, deren Umsatz diese Schwelle überschreitet, ist dies nur noch mit Zustimmung des Empfängers möglich.
• Ab 2028 müssen alle Unternehmen die Anforderungen einhalten und dürfen nur noch E-Rechnungen ausstellen.

Welche Formate sind zulässig?

Die E-Rechnung ist ein Dokument, das Rechnungsinformationen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format darstellt. Im Vergleich zu herkömmlichen Papierrechnungen oder PDF-Dateien ermöglicht die E-Rechnung eine durchgängige digitale Bearbeitung – von der Erstellung bis zur Bezahlung. Folgende Standards sind zulässig:

Maßgeblich für die Zulässigkeit eines Rechnungsformates ist die Kompatibilität mit technischen Vorgaben der Norm EN 16931. Es kommen unter dieser Voraussetzung verschiedene Formate in Betracht: solche nach dem Standard XRechnung und nach dem ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BA-SIC-WL). Auch etablierte elektronische Rechnungsformate, z. B. EDI-Verfahren wie EDIFACT, sind erlaubt. In diesem Rahmen ist es auch zulässig, Rechnungen zweiteilig zu erstellen, nämlich lesbar für Maschinen und lesbar für Menschen (hybride Rechnung). Hierzu werden z. B. der maschinenlesbare Datensatz (XML) und der für Menschen lesbare Textteil (PDF) in einer Datei zusammengefasst.

Tipps für die Einführung

Der erste Schritt ist die Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung. Hierfür muss eine passende Software ausgewählt werden. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass sie sich ins bestehende ERP-System integrieren lässt. Die Mitarbeitenden sollten frühzeitig im Umgang mit der neuen Software geschult werden, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Es empfiehlt sich eine vorgeschaltete Testphase.

Fazit

E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt für die Digitali­sierung von Geschäftsabläufen. Sie kann Prozesse durch Automatisierung beschleunigen, optimieren und Kosten sparen. Die Möglichkeit zum Empfang von E-Rechnungen müssen Verwaltungen, Eigentümergemeinschaften und Vermieter sicherstellen.