Digitalisieren Sie noch, oder arbeiten Sie schon?

Prozessoptimierung durch Digitalisierung

Vor einigen Jahren haben die Verbände der Immobilienwirtschaft und die Softwarehersteller viel Überzeugungsarbeit bei den Immobilienverwaltern leisten müssen, um sie zu überzeugen, dass Digitalisierung nötig ist. Über dieses Kapitel sind wir mittlerweile hinweg. Die überwiegende Mehrheit der Verwalter nutzt heute ein ERP-System, viele haben bereits digitale Lösungen für die Mieterkommunikation, das Interessentenmanagement oder auch die Handwerkerkopplung. Aber: Ganz so einfach ist das mit der Digitalisierung immer noch nicht.

Auch wenn die allermeisten Prozesse eines Verwalters heute bereits digital unterstützt werden können, gibt es bei der Herangehensweise einige wichtige Punkte zu beachten, um am Ende den größtmöglichen Nutzen aus den Digitalisierungsbemühungen zu ziehen:

1. Richtig digitalisieren! 
   Nicht nur Papier durch ein iPad ersetzten – sondern digitale Prozesse und Geschäftsmodelle einführen! Zu Beginn heißt es daher immer: Prozesse identifizieren, um zu digitalisieren. Zweitens: Welchen Prozess in welcher Reihenfolge? Erst die Mieter- und Eigentümerkommunikation oder zuerst die Digitale Versammlung? Oder doch zuerst die Handwerkeranbindung für Kleinschäden? DIE eine Antwort gibt es dafür leider nicht. Es hängt von der eigenen Ausgangssituation und den erwünschten Zielen ab. Es ist auf jeden Fall ratsam, einen Digitalisierungsfahr-plan für Ihr Unternehmen zu erstellen.
2. Keine Insellösungen schaffen!
   Setzen sie auf ein Ökosystem, das aufeinander abgestimmt ist! Aber vor allem: Stellen Sie sicher, dass alles mit dem ERP-System integriert ist – je nach Geschäftsvorfall auch bidirektional!
3. Den Faktor Mensch nicht vergessen!
   Information und Schulung der Mitarbeiter, ggf. der Partner (z.B. Handwerker oder FM-Dienstleister) und natürlich der Kunden (Mieter, Eigentümer, ins­titutionelle Investoren, ...)! Digitale Prozesse müssen in den Unternehmensalltag integriert werden.
4. Experten hinzuziehen!
   Die meisten Verwalter haben nicht die nötige Man-power und manche auch nicht das nötige Know-how, um die obigen Themen allein anzugehen. Dazu bedarf es Hilfe von außen: Experten, die am Puls der Zeit sind und die aktuellen Themen, Methoden, Lösungen und Produkte kennen. Wie im Privatleben gilt auch hier: Augen auf bei der Partnerwahl!

Wer KI zukünftig nutzt, kommt an einer Betrachtung des Datenschutzes nicht vorbei. Die KI-Verordnung legt erst­mals harmonisierte Vorschriften für künstliche Intelligenz EU-weit fest.

Welche Vorgaben müssen nun aber zukünftig eingehalten werden?

• Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sind die Datenschutzgesetze (z.B. DSGVO, TDDDG) zu beachten.
• Unabhängig davon müssen KI-Systeme anderen relevanten Gesetzen wie dem Urheberrecht und dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz ent­sprechen.
• Ethische Kriterien müssen eingehalten werden, und die Datenqualität muss so sein, dass Ergebnisver­zerrungen vermieden werden.

• Soweit erforderlich sind spezifische Sicherheitsmaßnahmen einzuhalten.

Verlässliche Partner helfen Ihnen, die Anforderungen der KI-Verordnung zu erfüllen. Die Digitalisierung hilft, die Effizienz Ihrer Prozesse zu steigern, kann bei der Erweiterung von Geschäftsmodellen neue Einnahme­quellen ermöglichen, und macht Sie als Arbeitgeber und Dienstleister attraktiver.

Packen wir‘s an!