Digitalisierung ist kein Luxus

Sie ist unverzichtbar für die aktive Gestaltung zukunftsfähiger und wettbewerbsfähiger Unternehmen – ein Appell an die Branche.

Wir, liebe Kolleginnen und Kollegen, befinden uns im Jahr 2025, und dennoch arbeiten viele Immobilienverwaltungen immer noch mit Papierrechnungen und drucken digitale Dokumente aus. Ein Vorgehen, das nicht nur Ressourcen verschwendet, sondern auch das volle Potenzial moderner Technologien blockiert.

Daher meine dringende Bitte: Beginnen Sie endlich, Ihre Buchhaltung (gern Ihr gesamtes Unternehmen) vollständig zu digitalisieren! Ihre Mitarbeiter und Kunden werden es Ihnen danken. Warum? Weil digitale Arbeit nicht nur Effizienz und Transparenz fördert, sondern auch die Tür zu innovativen Technologien öffnet:

• schnelle Abrechnung: Zeitersparnis durch digitale Workflows
• digitale Belegprüfung: Komfort und Sicherheit für Mitarbeiter und Kunden
• Künstliche Intelligenz (KI): automatisierte Prozesse für Belegprüfung, Abrechnungen und Versammlungen

Ohne diese Umstellung bleiben Sie nicht nur hinter der Konkurrenz zurück, sondern verbauen sich auch die Möglichkeit, von neuen Tools und Entwicklungen unserer Branche zu profitieren. Denn Digitalisierung ist kein Luxus – sie ist unverzichtbar. Werden Sie aktiv, gestalten Sie die Zukunft Ihrer Verwaltung und bleiben Sie wettbewerbsfähig!

Mehr Effizienz bei Jahresabrechnungen

Die Digitalisierung der Jahresabrechnung hat in den letzten Jahren stark an Dynamik gewonnen. Die meisten ERP-Anbieter haben spezialisierte Lösungen entwickelt, die Verwaltungen eine effiziente Abwicklung der Ab­rechnungen ermöglichen. Nicht alle Systeme decken alle relevanten Funktionen ab, etwa die einfache digitale Belegerfassung, automatische Kontierung und ggf. die automatische Erstellung der Abrechnungen.

Zunehmend setzen Verwaltungen auf SaaS-Lösungen (Software as a Service), die standortunabhängig genutzt werden können. Cloudbasierte Plattformen bieten Schnittstellen zu ERP-Systemen, die eine ganzheitliche Verwaltung ermöglichen und den Datenaustausch zwischen Buchhaltung, Zahlungsverkehr und Dokumenten-Management optimieren.

Ein für mich absolut essenzielles Thema: der Datenaustausch oder die Konnektivität der Systeme. Wer heute noch Daten manuell von einem System zum nächsten überträgt, sollte dringend mit seinem Software-Haus sprechen und/ oder über einen Systemwechsel nachdenken.

Mit der wachsenden Zahl von Eigentümern, die eine schnelle und transparente Abrechnung erwarten, steigen auch die Anforderungen an die Software-Lösungen. Die wichtigsten Anforderungen aus meiner Sicht sind hierbei:

• digitale Belegverwaltung: Belege müssen einfach und automatisiert archiviert und der Abrechnung zugeordnet werden können.
• automatisierte Prozesse: Die Software sollte Abrechnungen und Umlageberechnungen weitgehend eigenständig durchführen.
• Integration mit Zahlungsverkehr: Automatische Abgleiche mit Bankkonten und direkte Zahlungsanweisungen sorgen für Effizienz und Transparenz.
• Transparenz für Eigentümer: Eigentümerportale ermöglichen den Zugriff auf Abrechnungen, Belege und Informationen in Echtzeit.

Einsatz Künstlicher Intelligenz

Ein weiterer Trend ist die automatisierte Fehlererkennung, die Unregelmäßigkeiten in Belegen oder Abrechnungen durch intelligente Algorithmen erkennt und Verwalter frühzeitig warnt.

In Zukunft wird die Jahresabrechnung für Wohnungseigentümergemeinschaften durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz geprägt sein:

• KI-gestützte Datenanalysen werden Muster in Verbrauchswerten oder Abrechnungsdetails erkennen und Prognosen für zukünftige Kosten ermöglichen.
• Selbstlernende Systeme werden Routineaufgaben übernehmen, z. B. die automatische Kategorisierung von Belegen oder die Erstellung vollständiger Abrechnungen mit minimaler Eingabe.

Langfristig wird die vollständige Automatisierung der Abrechnungsprozesse zu einer Entlastung der Verwaltungen führen und zugleich Eigentümern noch mehr Transparenz und Komfort bieten. Verwaltungen, die diesen Wandel aktiv gemeinsam mit ihren Mitarbeitern und Kunden gestalten, sichern sich nicht nur Wettbewerbsvorteile, sondern legen auch den Grundstein für eine effizientere und kundenorientierte Immobilienverwaltung.

Reibungsloser Datenaustausch

Die Zukunft der Jahresabrechnungen liegt nicht nur in der Automatisierung, sondern auch in der intelligenten Vernetzung der Systeme. Eine lückenlose Kommunikation zwischen Software-Lösungen, Abrechnungsdiensten und ERP-Systemen eröffnet neue Perspektiven für Effizienz und Genauigkeit.

Bislang sind viele Immobilienverwaltungen mit größtenteils isolierten Systemen konfrontiert. Verbrauchsdaten, Belege und Heizkostenabrechnungen müssen oft manuell zwischen unterschiedlichen Plattformen übertragen werden. Dieser Medienbruch ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig.

Moderne Software-Lösungen setzen auf Schnittstellen, die den automatisierten Austausch von Daten ermöglichen. Ein zukunftsweisendes Szenario könnte so aussehen:

1. Das ERP-System erkennt, dass alle notwendigen Verbrauchs- und Kostendaten für die Heizkostenabrechnung vorliegen.
2. Die Werte werden automatisch an den Abrechnungsdienst übermittelt.
3. Der Abrechnungsdienst erstellt die Heizkostenabrechnung auf Basis der übermittelten Daten.
4. Die fertige Abrechnung wird direkt in das ERP-System der Immobilienverwaltung importiert, wo sie automatisch in die Gesamtabrechnung integriert wird.

Mit zunehmender Verbreitung von IoT-Geräten (Internet of Things) wird die Konnektivität weiter voranschreiten. Intelligente Zähler und Sensoren in den Gebäuden können Verbrauchsdaten direkt an die Systeme der Verwaltung und/ oder der Energieversorger übermitteln. In Kombination mit KI-gestützter Analyse lassen sich Abweichungen oder Unregelmäßigkeiten automatisch erkennen und melden.

Prozessoptimierte Eigentümerversammlungen

Eine korrekte und transparente Jahresabrechnung legt den Grundstein für eine erfolgreiche Eigentümerversammlung. Wenn Abrechnungen und Belege digital vorliegen, können Belegprüfungen zügig erfolgen, offene Fragen gezielt adressiert und Entscheidungen schneller getroffen werden. Einem positiven Beschluss steht nichts mehr im Wege.

Aber: Auch heute sind Eigentümerversammlungen oft zeitintensiv und organisatorisch aufwendig. Dazu ein kurzer Exkurs in den Alltag eines Miteigentümers bzw. Beirats einer Eigentümergemeinschaft mit 80 Einheiten:

1. Brief der Verwaltung im August 2024: kommentarlose Übersendung der Wohngeldabrechnung
2. Brief der Verwaltung: Übersendung der Einladung und Tagesordnung für die Präsenzversammlung am 20. Dezember 2024 inkl. Information über eine Sanierung, deren Kosten von 500.000 Euro per Sonderumlage finanziert werden sollen.
3. Brief der Verwaltung drei Tage vor der Versammlung: Übersendung des 30-seitigen Gutachtens und eines Angebots, die bei der Einladung vergessen worden waren.
4. Brief der Verwaltung: Frohe Weihnachten!

Zur Versammlung erschienen sechs Eigentümer, zwei Mitarbeiter der Verwaltung mit drei Aktenordnern und der Gutachter. 24 weitere Eigentümer haben Vollmacht erteilt. Der Sanierungsbeschluss wurde mit Vollmachten abgelehnt. Laut ChatGTP sollte dieser Prozess in einer digitalen Verwaltung wie folgt aussehen: Die Digitalisierung hat das Potenzial, den beschriebenen Ablauf grundlegend zu verändern und Eigentümerversammlungen effizienter, transparenter und erfolgreicher zu gestalten. Ein möglicher Ablauf in einer digitalen Verwaltung könnte so aussehen:

1. Digitale Bereitstellung der Wohngeldabrechnung, die online mit den dazugehörigen Belegen eingesehen und ggf. kommentiert werden können. Ergänzend steht ein FAQ-Bereich oder ein Chatbot zur Klärung von Fragen bereit.
2. Einladung zur Versammlung und Tagesordnung werden per E-Mail oder App-Benachrichtigung verschickt, ergänzt durch einen Link zur Teilnahme an einer Online-Versammlung (hybrid oder rein virtuell). Über das Portal können Eigentümer Fragen zur Tagesordnung einreichen und vorab über Diskussionsthemen informiert werden.
3. Frühzeitige Bereitstellung wichtiger Unterlagen. Die Dokumente werden bereits Wochen vor der Versammlung im digitalen Archiv bereitgestellt. Die Verwaltung lädt zu einer Online-Fragerunde mit dem Gutachter ein, damit sich Eigentümer eine fundierte Meinung bilden können.
4. Digital unterstützte Versammlung. Die Versammlung findet hybrid statt. Eigentümer, die nicht vor Ort sind, können per Videokonferenz teilnehmen.
5. Ergebnisprotokoll und Nachbearbeitung. Nach der Versammlung steht das automatisiert erstellte Protokoll im Portal bereit, inklusive Abstimmungsergebnissen und einer Zusammenfassung der wichtigsten Beschlüsse.

Mal ganz ehrlich: In welcher der beiden beschriebenen Welten haben Sie selbst sich wiedergefunden?

Fazit

Moderne Abrechnungssysteme und digital unterstützte Eigentümerversammlungen ergänzen sich, indem sie Prozesse verschlanken, die Transparenz erhöhen und allen Beteiligten Zeit sparen. Die Verwalterrolle wandelt sich hin zum digitalen Moderator und Immobilienmanager, der Eigentümern effiziente Lösungen bietet. Wer diese Entwicklung frühzeitig adaptiert, bleibt wettbewerbsfähig und erfüllt die steigenden Ansprüche seiner Kunden.