E-Rechnung: Folgen, Lösungen, Chancen

Das Wachstumschancengesetz hat die E-Rechnungspflicht mit sich gebracht: Welche Lösungen bieten sich an und welche Chancen resultieren daraus?

Das Wachstumschancengesetz bringt seit dem 1. Januar 2025 eine wesentliche Veränderung für Unternehmen – auch für Hausverwaltungen: Sie müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen. Dies macht es für Verwaltungen notwendig, ihre Buchhaltungsprozesse anzupassen. Die Lösung: Ein spezialisiertes Rechnungsportal, das als zentrale Schnittstelle für den Empfang und die Verarbeitung verschiedener Rechnungsarten dient, ermöglicht es, Rechnungen – egal ob per E-Mail, Upload oder Schnittstelle – direkt ins ERP-System zu überführen, im Rechnungseingangsbuch zu erfassen und gesetzeskonform zu archivieren. Automatisierte Prüfmechanismen stellen sicher, dass Rechnungen vollständig und korrekt sind, bevor sie weiterverarbeitet werden.

E-Rechnungen in der Hausverwaltung

Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, das eine vollautomatische Verarbeitung und Archivierung ermöglicht: ZUGFeRD-Rechnungen bestehen aus einem lesbaren PDF und einem maschinenlesbaren XML-Datensatz mit relevanten Informationen für die automatische Verarbeitung. X-Rechnungen bestehen ausschließlich aus einem strukturierten XML-Datensatz. Auf Wunsch kann vor der Archivierung ein lesbares Dokument ergänzt werden. Für Hausverwaltungen bedeutet dies: 

Nach Eingang einer E-Rechnung kann diese automatisch im Rechnungseingangsbuch erfasst, geprüft und für die Buchhaltung freigegeben werden. Je nach hinterlegten Prüfkriterien kann sie entweder direkt weiterverarbeitet oder zur manuellen Prüfung vorgelegt werden. Das spart Zeit und minimiert Fehlerquellen.

Wie sich Hausverwaltungen optimal auf den Übergang vorbereiten

Die Umstellung auf E-Rechnungen sollte schrittweise erfolgen. Ein bewährter Ansatz ist die Einführung des ZUGFeRD-Basic-Formats, das alle Pflichtangaben einer Rechnung gemäß Umsatzsteuergesetz enthält. In einem späteren Schritt kann auf ZUGFeRD-Extended umgestellt werden, um zusätzliche Informationen – etwa für Betriebskostenabrechnungen oder Abschlagsrechnungen – zu integrieren. Eine rechtzeitige Anpassung der Prozesse bringt nicht nur regulatorische Sicherheit, sondern steigert auch die Effizienz:

• Weniger manueller Aufwand bei der Rechnungsverarbeitung
• Weniger Fehler durch automatisierte Prüfungen
• Schnellere Buchung und Freigabe von Rechnungen
• Revisionssichere Archivierung zur Nachvollziehbarkeit

Fazit

Mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung wird sich die Buchhaltung in Hausverwaltungen nachhaltig verändern. Unternehmen, die frühzeitig auf digitale Rechnungsprozesse setzen, profitieren langfristig von effizienteren Abläufen und einer besseren Kontrolle über ihre Finanzen. Übrigens: Während der E-Rechnungsempfang bereits seit 1. Januar 2025 verpflichtend ist, haben kleinere Unternehmen meist noch bis 2028 Zeit, bis sie E-Rechnung auch versenden können müssen.