Effizient, Sicher und zukunftsorientiert

Virtuelle Eigentümerversammlungen zeigen beispielhaft auf, wie die digitale Transformation Immobilienverwaltungen voranbringt – ein Plädoyer für vernetzte Lösungen.

Virtuelle Eigentümerversammlungen sind längst keine Zukunftsvision mehr, sondern seit letztem Herbst Realität moderner Immobilienverwaltung. Digitale Lösungen ermöglichen eine effizientere Gestaltung der Organisation und vereinfachen den gesamten Prozessablauf für Verwaltungen wie auch Eigentümer.

Die Rolle digitaler Lösungen in der Immobilienverwaltung

In den letzten zehn Jahren wurden CRM-Systeme in immer mehr Immobilienverwaltungen fest integriert. Die Pandemie hat die Einführung digitaler Lösungen zusätzlich beschleunigt. So setzt sich beispielsweise facilioo als Anbieter eines spezialisierten CRM-Systems für die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft das Ziel, Immobilienprozesse zu standardisieren, zu optimieren und skalierbar zu gestalten. Dank des offenen Ansatzes für Dienstleistungen und Services schließt sich so die Lücke zwischen klassischen ERP-Systemen und der praktischen Umsetzung digitaler Prozesse.

Mehr Effizienz für die Durchführung virtueller Versammlungen

Virtuelle Eigentümerversammlungen profitieren grundlegend vom Einsatz eines CRM-Systems und einer professionell angelegten digitalen Infrastruktur. Sie sollten grundsätzlich aber auch als eigenständige Lösung eingesetzt und mit anderen Systemen genutzt werden können, denn sie ermöglichen eine flexible, ortsunabhängige Teilnahme für Eigentümer und entlasten Verwaltungen durch automatisierte Prozesse. Neben den rechtlichen Rahmenbedingungen für die Durchführung virtueller Eigentümerversammlungen, die durch entsprechende Beschlussfassung geschaffen werden müssen, ist eine reibungslose der Datenschutzgrundverordnung entsprechende technische Umsetzung essenziell.

Optimierung durch smarte Prozesse

Die Vorbereitung einer Eigentümerversammlung beginnt oft mit dem Einholen von Angeboten für Handwerker­oder Bauleistungen. Die frühzeitige Einbindung der Eigentümer erleichtert die Entscheidungsfindung. Anschließend erfolgt der Prozess des Einladungsversandes mit allen relevanten Dokumenten, die über Schnittstellen aus dem ERP-System digital verarbeitet und mit minimalem Aufwand sowie zu wesentlich geringeren Kosten auf elektronischem Weg verschickt werden. Die smarte Verarbeitung von Vollmachten und Weisungen reduziert den administrativen Aufwand zusätzlich. Identitätsprüfungen gewährleisten, dass nur berechtigte Personen an der Versammlung teilnehmen, und während der Sitzung sorgt die intuitive Benutzerführung für reibungslose Abstimmungen, Diskussionen und die Protokollierung – ohne den Einsatz zusätzlicher Software wie PowerPoint.

Integration in bestehende Systeme

facilioo erweitert bestehende ERP-Systeme und ermöglicht die nahtlose Synchronisation von Stammdaten und Doku­menten. Die direkte Integration der Videokonferenzlösung macht den Einsatz von Drittanbieterdiensten wie Zoom oder Teams überflüssig. Eigentümer können aktiv mit Kamera und Ton an Diskussionen teilnehmen, während der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert wird. Abstimmungsergebnisse und Beschlussfassungen werden in Echtzeit erfasst, protokolliert und rechtssicher archiviert.

Vorteile eines CRM-Systems

Ein zentrales CRM-System bietet Immobilienverwaltungen zahlreiche Vorteile. Digitale Prozesse sparen Zeit, senken Kosten und erschließen neue Einnahmequellen: Da virtuelle Versammlungen schneller und unkomplizierter durchgeführt werden können, lassen sich pro Eigentümergemeinschaft auch mehrere Versammlungen im Jahr einfach realisieren. Gerade in der aktuellen Phase der Dekarbonisierung von Immobilien können Verwaltungen so ihre Beratungsleistung gezielt ausbauen und zusätzliche Honorare generieren.

Herausforderungen der digitalen Umstellung

Im Vergleich zu anderen Branchen steckt die Digitalisierung der Immobilienverwaltung noch in den Anfängen. Das Fehlen von Schnittstellen erschwert oft den reibungslosen Datenaustausch. Dieser Herausforderung begegnet facilioo z. B. mit über Jahre entwickelten eng verzahnten Schnittstellen und treibt so die digitale Transformation aktiv voran.

Trotz der Vorteile gibt es Hürden zu nehmen. Noch sind nicht alle Mitarbeiter in den Immobilienverwaltungen wie auch manche Eigentümer mit digitalen Lösungen vertraut oder verfügen über das erforderliche technische Equipment. Hier sind gezielte Aufklärung und Unterstützung essenziell. Schulungsmaterialien, Testläufe und die persönliche Begleitung virtueller Versammlungen erhöhen die Akzeptanz und die Beteiligung der Eigentümer. Ebenso spielt der Datenschutz eine zentrale Rolle: facilioo setzt auf höchste Sicherheitsstandards, inklusive verschlüsselter Datenübertragung und klarer Regelungen für die Datenaufbewahrung.

Fazit: Digitalisierung als Schlüssel zur Effizienz

Virtuelle Eigentümerversammlungen stellen eine nachhaltige und zukunftsfähige Lösung für die Immobilienverwaltung dar. Mit einer durchdachten digitalen Infrastruktur, wie sie etwa facilioo bietet, können Verwaltungen effizienter arbeiten und ihre Servicequalität merklich steigern. Insbesondere angesichts des Fachkräftemangels und steigender Anforderungen bietet die Digitalisierung eine wesentliche Entlastung. Wer frühzeitig auf digitale Lösungen setzt, sichert sich langfristige Wettbewerbsvorteile und steigert sowohl die Zufriedenheit der Eigentümer als auch die Effizienz der eigenen Mitarbeiter.