Eine Plattform für die Zukunft

Von der digitalen Einzellösung zum integrierten Ansatz: Die digitale Datenplattform ebnet den Weg.

In den letzten 15 Jahren hat die Digitalisierung die Welt um uns herum, unsere Gewohnheiten und auch unsere Erwartungen spürbar verändert. An Social Media und Plattformen wie Airbnb oder booking.com haben wir uns schnell gewöhnt – Kundenportale und mobiles Arbeiten werden auch in der Wohnungswirtschaft immer üblicher. Das Internet wird heute meist mobil genutzt: Es ist immer und überall verfügbar, damit präferiert für Information und Kommunikation – auch bei Mietern, Wohnungseigentümern und Verwaltern. Diese Entwicklung setzt sich mit einem exponentiellen Wachstum der Zahl digitaler Anwendungen fort: Hieß es gerade noch: „Es gibt eine App dafür“, steht man inzwischen vor einer mitunter schwer überschaubaren Vielfalt. Auch das Angebot an Softwarelösungen für immobilienwirtschaftliche Prozesse nimmt zu. Zudem stellen sich viele neue Unternehmen mit branchenspezifischen digitalen Diensten auf: Die PropTechs positionieren sich als Start-ups mit cleveren Ideen für die Branche, die mitunter sogar neue Geschäftsmodelle eröffnen – von digitalen Immobilienvisualisierungen bis zu smarten Schließsystemen mit App-Steuerung.

Einzellösungen zusammenführen

Nachhaltige Effektivität, durchgängiger Komfort und Daten-Transparenz entstehen jedoch weniger durch Einzelanwendungen als vielmehr mit integrierten Lösungen. Um Unternehmen der Immobilienwirtschaft zukunftsfähige, digitale und handhabbare Anwendungen bereitzustellen, reicht es nicht aus, separat entwickelte Lösungen lediglich aneinanderzureihen. Vielmehr stellt sich die Frage, wie kann es Immobilienverwaltern gelingen, möglichst einfach an diese digitale Welt anzudocken?

Technischer Dreh- und Angelpunkt hierfür ist die digitale Plattform. Sie dient als solides Fundament für die Vernetzung vielfältiger Anwendungen. Ein solches digitales Ökosystem, auf dem beispielsweise auch die Lösungen der Aareon Smart World basieren, integriert alle Komponenten zur Abbildung von Prozessen mit Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Kunden und Geräten, wobei sich über Schnittstellen ERP-Systeme und digitale Lösungen auch anbieterübergreifend nutzen lassen. Eine so angelegte erweiterbare IT-Architektur ebnet den Weg in die digitale Welt.

Vernetzung bringt ­Effizienz

Die Vorteile einer solchen Plattform zeigen sich im wohnungswirtschaftlichen Tagesgeschäft. Beispiel: Der gesetzlichen Regelungen unterliegende Informationsaustausch und die Herbeiführung von Beschlüssen zur Umsetzung technischer und verwalterischer Maßnahmen in Eigentümergemeinschaften gestalten sich mitunter sehr zeitaufwendig. Über eine digitale Plattform lassen sich diese Abläufe deutlich verschlanken: Als jederzeit verfügbare zentrale Informationsquelle sorgt sie für Kosteneffizienz und zeitliche Entlastung bei Eigentümern wie Verwaltern, schafft Freiräume für andere Aufgaben und verbessert die Kommunikation. Ein Wohnungseigentümerportal als Teil dieser Plattform ermöglicht den Einblick in Daten und Dokumente, die häufig angefordert werden. Verträge und WEG-Kontenbestände sind so für Eigentümer jederzeit abrufbar, auch zuständige Ansprechpartner in der Verwaltung, ebenso wie relevante Informationen der digitalen Wohnungsakte: Wirtschaftspläne, Hausordnungen oder Abrechnungen. Für Verwalter bringt die Option des direkten Dokumentenzugriffs spürbare Entlastung, weil sich die Zahl der Anfragen per E-Mail oder Telefon reduziert.

Wohnungsunternehmen und Verwalter profitieren von der Integration anderer digitaler Systeme, die den Mehrwert der einzelnen Lösungen steigert und wirtschaftliche Vorteile verschafft: Die nahtlose Verwendung von Daten aus CRM- und ERP-Systemen ermöglicht es, beispielsweise aus einem digital hinterlegten Kundenkontakt heraus Partnerunternehmen zu beauftragen – ohne Datenverluste durch aufwendige Mehrfacheingaben. So greifen viele Prozesse der Verwaltung digital ineinander, effizienzsteigernd und mit müheloser Handhabung der im Hintergrund arbeitenden Einzellösungen. Auch in puncto Sicherheit haben Anwender ein Problem weniger: Alle Komponenten einer digitalen Plattform folgen demselben hohen Standard.

Weitere Möglichkeiten liegen in der nahtlosen Integration von Prozessen und Services wohnungswirtschaftlicher Partner wie Handwerkern und zunehmend auch der Energieversorgungsunternehmen. So bringt zum Beispiel die Handwerkerplattform Mareon als Teil der Aareon Smart World Mieter, Eigentümer und Handwerksbetriebe zusammen: Die Terminabstimmung nehmen die Beteiligten direkt in der Lösung vor, der Verwalter wird durch das System über den Umsetzungsstatus informiert. Dass die abschließende Rechnungslegung ein weiterer integrierter Service ist, versteht sich fast schon von selbst. Und die Verknüpfung mit eigenen Softwarelösungen ist ebenfalls möglich.

Zukunftsfähigkeit inklusive

Der integrierte und modulare Ansatz digitaler Plattformen wie Aareon Smart World macht darauf basierende immobilienwirtschaftliche Lösungen noch flexi­bler und steigert deren Performance. Die Zukunftsfähigkeit ist quasi schon eingebaut: Dank intelligenter Automatisierungstools können Entwickler neue Dienste schnell und verlässlich in die Plattform integrieren – Qualitäts- und Sicherheitscheck inklusive. Der Verwalter bekommt davon nichts mit – er wird aber informiert, wenn neue Funktionen implementiert wurden und zur Verfügung stehen. Die Software wird damit flexibler, regelmäßig notwendige Updates der zentralen Kernlösung entfallen, neue Dienste sind umso schneller nutzbar. Das Spektrum der per digitaler Plattform verfügbaren Lösungen kann somit kontinuierlich wachsen. Dabei gehen Transparenz, Kosteneffizienz und Prozessoptimierung auf digitalen Plattformen Hand in Hand. Verwalter profitieren von den im Hintergrund ablaufenden Prozessen, ohne sich selbst digitales Expertenwissen aneignen zu müssen. Oberste Priorität haben die Verschlankung wohnungswirtschaftlicher Abläufe und die nahtlose Abbildung von Prozessen – hier steht der Nutzer im Vordergrund.

Anknüpfungspunkt

Die auf einer ­digitalen ­Plattform basierenden ERP-Lösungen und Komponenten der Aareon Smart World bieten den integrierten Ansatz für eine erweiterbare IT-Architektur. Aareon und der DDIV tauschen sich derzeit über die Möglichkeit aus, die digitale Plattform als Schnittstelle für Immobilienver­walter anzubieten. Sie würde eine Verbindung zwischen eta­blierten ERP-Systemen und neuen digitalen ­Lösungen schaffen, die es Immobilienverwaltern erleichtern würde, ­vorhandene Software zukunftsfähig zu machen.

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