Einfach gute Führung

Die Verwaltung von Fremdgeldern gehört zu den täglichen Aufgaben jedes Verwalters. Deshalb sollten die Unterschiede zwischen den Konten für die Mietverwaltung und denen für die Wohnungseigentumsverwaltung grundsätzlich bekannt sein. Bloß nicht den Überblick verlieren!

Das Konto für die Wohnungseigentümergemeinschaft

Ein Konto für eine Wohnungseigentümergemeinschaft ist auf deren Namen zu führen. Hierbei ist es unerheblich, ob es sich um ein Hausgeldkonto oder um ein Konto zur Ansparung der Instandhaltungsrücklage handelt. Im Rahmen seiner Bestellung vertritt der Verwalter die Gemeinschaft und kann das Konto im Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft eröffnen und führen. Kontoinhaber ist aber die Wohnungseigentümergemeinschaft selbst. Bei einem Wechsel des Verwalters kann das Konto bestehen bleiben und durch den neuen Verwalter im Namen der WEG weitergeführt werden.

Praxistipp:

Prüfen Sie Ihre Kontoverträge!
Ist die Wohnungseigentümergemeinschaft wirklich Kontoinhaber? Dann haben Sie alles richtig gemacht. Führen Sie noch ein Treuhandkonto für die Wohnungseigentümergemeinschaft? Dann besteht dringender Handlungsbedarf: Sprechen Sie Ihr kontoführendes Institut darauf an und verlangen Sie die Umstellung der Konten. Gelingt das nicht, wechseln Sie die Bank!

Anlage von Instandhaltungsrücklagen

Die Anlage von Instandhaltungsrücklagen soll sicher und rentabel sein. Daher werden häufig langfristige Sparanlagen gewählt. Doch was passiert, wenn plötzlich das Dach undicht oder die Heizungsanlage defekt ist? Dann müssen Sie schnellstmöglich auf die Guthaben zugreifen können. Deshalb empfiehlt es sich, mindestens einen Teil der Rücklage kurzfristig verfügbar anzulegen. So sind auch unerwartete Ausgaben gedeckt. Wenn das Geld trotzdem nicht reicht, besteht die Möglichkeit, die benötigten Mittel durch Kreditaufnahme im Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft zu ergänzen.

Das Treuhandkonto für die Miet- und Sondereigentumsverwaltung

Anders verhält es sich beim Konto für die Mietverwaltung. Das Konto darf als offenes Treuhandkonto auf den Namen des Verwalters geführt werden. Da es sich jedoch nicht um eigenes Geld desVerwalters handelt, wird das Konto „für fremde Rechnung“ geführt. Nach den gültigen Geldwäschevorschriften ist unbedingt zu dokumentieren, wem das Geld wirtschaftlich zusteht (wirtschaftlich Berechtigter). Hierzu sind Name, Anschrift und das Geburtsdatum des wirtschaftlich Berechtigten anzugeben. Da die Einhaltung der Geldwäschevorschriften immer schärfer überwacht wird, sollten
diese Angaben vollständig und wahrheitsgemäß erfolgen.

Praxistipp:

Häufig kennen Verwalter zwar Name und Anschrift des Eigentümers. Beim Geburtsdatum wird es meist jedoch schon schwierig. Es empfiehlt sich, die persönlichen Daten des Eigentümers direkt bei Übernahme einer Verwaltung zu erfragen. Dann kommt es bei Kontoeröffnung nicht zu Verzögerungen aufgrund fehlender Informationen.

Anlage von Mietkautionen

Die Anlage einer Mietkaution kann auf zwei Arten erfolgen: Der Mieter eröffnet ein Mietkautionskonto bei seiner Bank und händigt dem Verwalter eineVerpfändungsurkunde oder das Sparbuch aus. Der Verwalter muss dafür Sorge tragen, dass diese sicher verwahrt werden, da er nur durch Vorlage dieser Dokumente über die Kaution verfügen kann. Der Verwalter legt die Kaution auf einem Sonderkonto (Treuhandkonto) getrennt von seinem eigenen Vermögen an. Der Verwalter hat jederzeit Zugriff auf die Mietkaution, die Zinserträge aus diesem Konto stehen jedoch dem Mieter zu.

Praxistipp:

Kontoführungsgebühren
Stellen Sie Ihre Kontoführungsgebühren auf den Prüfstand. Häufig verlangen Banken satte Beträge für die monatliche Kontoführung, für laufende Buchungsposten, für die Zusendung der Kontoauszüge oder sogar für die Schließung nicht mehr benötigter Konten. Hier können Sie richtig Geld sparen und gleichzeitig Ihre Eigentümer glücklich machen. Vergleichen lohnt sich. Einige Banken bieten spezielle Produkte und Softwarelösungen für Immobilienverwalter, mit denen gleichzeitig die Abwicklung der täglichen Bankgeschäfte erleichtert wird.

Das Wichtigste in Kürze

Prüfen Sie Ihre Kontoverträge! Wofür wird das Konto benötigt? Wer ist Kontoinhaber? Handelt es sich um ein Konto für die Miet-/Sondereigentumsverwaltung, können die Zahlungen über ein Treuhandkonto auf den Namen des Verwalters abgewickelt werden. Bei Geldern einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist das Konto auf den Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft zu führen. Das gilt sowohl für das laufende Hausgeldkonto als auch für die Ansparung der Instandhaltungsrücklage.

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