Grund- und Sonderleistung

Die angemessene Honorierung der Verwaltungstätigkeit beginnt mit der Vereinbarung im Verwaltervertrag.

Wer sich den Themen „Aufgabenzuweisung“ und „Vergütungssystem“ für den Verwaltervertrag nähert, wird schnell mit der Forderung nach „Transparenz der Vereinbarungen“ konfrontiert. Und tatsächlich ist es aus Sicht der Eigentümergemeinschaft (und auch der Verwaltung?) nicht immer einfach, die Trennlinie zwischen einer „Grundleistung“ und einer „besonderen Leistung“ zu erkennen. Hierbei ist aber zunächst grundsätzlich zu unterscheiden: Das eine betrifft die Rechte und Pflichten der Verwaltung; das andere, wie sich deren Vergütung zusammensetzt.

Auf Ebene der Vergütung hat sich ein Baukastensystem etabliert, (siehe auch Bundesgerichtshof (BGH) Az. V ZR 278/17). In diesem definieren die Vertragsparteien, was zu einer Grundleistung gehört und als solche mit der Grundvergütung abgegolten ist, und was als besondere Leistung eine Sondervergütung für die Verwaltung auslöst.

Verwalter können natürlich auch eine Gesamtpauschale als Vergütung vereinbaren. Diese umfasst dann das komplette Leistungsspektrum der Verwaltertätigkeit. Aus Sicht der Verwaltung muss eine solche Vergütung sehr auskömmlich kalkuliert sein, da sie letztlich alles abdecken muss.

Definition des Leistungskatalogs

Losgelöst hiervon ist aber der Leistungskatalog zu definieren. Hier kommt die seit 1. Dezember 2020 gültige Fassung des § 27 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ins Spiel. Die Verwaltung ist gegenüber der Gemein­schaft der Wohnungseigentümer (GdWE) berechtigt und verpflichtet, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. Den Umfang dieser Rechte und Pflichten können die Eigentümer durch Beschluss bestimmen (§ 27 Abs. 2 WEG). Dass dies weitgehende Befugnisse einräumt, zeigt die BGH-Entscheidung Az. V ZR 241/23 (Wohnungseigentümer haben die Kompetenz, Entscheidungen über die Verwaltung und Benutzung des gemeinschaftlichen Eigentums auf den Verwalter zu delegieren).

Transparenz für beide Parteien

Die Aufteilung in Grundleistungen und besondere Leistungen dient beiden Vertragsparteien, und dies lässt sich losgelöst von der Vergütung betrachten. Es wird klar definiert, welche Rechte und Pflichten die Verwaltung hat. Die GdWE kann ersehen, welche Leistungen die Verwaltung erbringen muss und welche sie nicht schuldet. Die Verwaltung ist ebenfalls abgesichert. Ihr Pflichtenkreis ist normiert und sie weiß, ob sie eine Maßnahme eigenverantwortlich initiieren darf/muss oder erst einen Beschluss herbeizuführen hat.

Ein plakatives Beispiel hierfür sind Maßnahmen zur Durchsetzung der Hausordnung. Aus Sicht der Eigentümer mag es wünschenswert sein, wenn dies zwingend Sache der Verwaltung ist. Sie selbst mag es anders bewerten, denn der Ermittlungsaufwand und das Streitpotenzial machen es schwer, die erforderlichen Kapazitäten im Vorfeld zu kalkulieren. Prädestiniert sind ansonsten Regelungen, insbesondere Kostengrenzen, für die Beauftragung von Erhaltungsmaßnahmen, für Versicherungsfälle, für Beendigung und Abschluss von Versorgungsverträgen etc.

Die Vereinbarung besonderer Leistungen und Vergütungen hat einen lenkenden Effekt. Schon psychologisch hebt der Begriff „besonders“ hervor, dass hier etwas Zusätzliches verlangt wird, also zusätzlicher Aufwand entsteht. Beispiele hierfür sind mehrere Eigentümerversammlungen in einem Jahr, der Zusatzaufwand bei Durchführung einer hybriden Versammlung, Mahnungen, Erteilung von Auskünften nach dem Gebäudeenergiegesetz (GEG), die Übermittlung von Unterlagen in Papierform etc.

Erhaltungsmaßnahmen und bauliche Veränderungen

Große Bedeutung kommt Vereinbarungen zur Durchführung von Erhaltungsmaßnahmen und baulichen Veränderungen zu. Der Aufwand für diese Tätigkeiten lässt sich im Vorfeld nur schwer abschätzen. Kleinere Erhaltungsmaßnahmen gehören grundsätzlich zum Pflichtenkatalog nach § 27 Abs. 1 WEG, größere nicht. Die Abgrenzung zwischen beiden sollte in einer GdWE konkretisiert sein (§ 27 Abs. 2 WEG).

Bauliche Veränderungen werden nicht selten durch einen Gestattungsantrag von Eigentümern ausgelöst, z. B. für eine E-Ladestation oder die Installation eines Stecker-Solargerätes. Der hierfür entstehende Aufwand muss separat vergütet werden können. Und der Aufwand für die Koordination von Bauunternehmen im Rahmen einer Fassadendämmung ist ebenfalls schwer zu kalkulieren, sodass er eine eigene Vergütung erfordert.

Leistung und Vergütung rechtssicher definieren

Wesentlich ist, dass die Definition des Leistungsspektrums (Grundleistung/besondere Leistungen, Rechte/Pflichten) ebenso eindeutig erfolgt, wie die Definition der Vergütung (Grundvergütung/Sondervergütung). Die Rechtsprechung verlangt „eine klare und transparente Abgrenzung derjenigen Aufgaben, die von einer vorgesehenen Grundvergütung erfasst sein sollen, von denen, die gesondert zu vergüten sind. Ferner muss bei den Aufgaben, die in jeder Wohnungseigentümergemeinschaft laufend anfallen, der tatsächliche Gesamtumfang der Vergütung erkennbar sein“ (BGH, Az. V ZR 278/17).

Hierzu gehört die textliche Trennung bei der Definition von Grundleistungen und besonderen Leistungen. Die Vergütungsgrundlagen für die besonderen Leistungen sind klar darzustellen, z. B. Zeitvergütung, Pauschalen, Anzahl einer durchzuführenden Veranstaltung. Auszuweisen sind Brutto-Preise. Es ist zulässig, die Vergütung nach Personengruppen (Sachbearbeiter, Geschäftsführer o. Ä.) zu staffeln. Problematisch können prozentuale Berechnungsgrundlagen sein, da diese im Einzelfall nicht dem tatsächlich entstehenden Aufwand entsprechen (z. B. bei größeren Erhaltungsmaßnahmen) und dann eine solche Klausel im Verwaltervertrag gegen die Vorschriften des AGB-Rechts verstößt.

Fazit

§ 27 WEG erlaubt es Eigentümern und Verwaltungen, den Pflichtenkreis des Verwalters klar zu definieren. Dies kann auch über die entsprechenden Regelungen aus dem Verwaltervertrag erfolgen. Hierfür muss dieser eindeutig und klar abgrenzen, was die Verwaltung schuldet und was nicht. Die geschuldeten Leistungen können als Grundleistungen oder besondere Leistungen qualifiziert werden, was sich dann in der Vergütung über eine Grundvergütung und eine besondere Vergütung niederschlägt.