Gutes Geld für gute Arbeit

Warum Verwaltungen gut beraten sind, Sondervergütung für Zusatzleistungen zu vereinbaren.

In vielen Verwaltungen führt das Thema „Sonderver­gütung“ ein Schattendasein – teils wegen Bedenken, Gemeinschaften zu verlieren oder gar nicht erst zu bekommen, wenn sie sich bestimmte Tätigkeiten ge­sondert vergüten lassen wollen, teils aus Unkenntnis. Doch ebenso wie Eigentümer von ihrer Verwaltung gute Arbeit erwarten können, dürfen diese auch eine angemessene Honorierung erwarten. Wer für seine komplette Tätigkeit nur die Grundvergütung verlangt, verschenkt ein Gutteil seiner Arbeitskraft.

Wenn man sich mit der Sondervergütung für Immobi­lienverwaltungen befasst, muss man den Blick zunächst auf die Grundvergütung richten und zwischen Grund-und Sondervergütung differenzieren. Grundsätzlich deckt das Verwalterhonorar mit der Grundvergütung nur die der Verwaltung obliegenden gesetzlichen Aufgaben nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) sowie die Verpflichtungen nach dem Auftragsrecht des Bürger­lichen Gesetzbuches (BGB) ab. Ist eine gesonderte Abrede über die Vergütung von Zusatzleistungen der Verwaltung über oder unter den gesetzlichen Rahmen hinaus unterblieben, können Verwaltungen aber grund­sätzlich keine über die vereinbarte Grundvergütung hinausgehende zusätzliche Vergütung verlangen. Daher sollte jeder Verwaltervertrag auch die Vergütung für besondere Leistungen beinhalten.

Maßstab für die Grundvergütung

Als allgemeiner Orientierungsmaßstab für die „üb­liche Vergütung“ können die für den preisgebundenen Wohnungsbau in den §§ 26 Abs. 2 und 41 Abs. 2 Zweite Berechnungsverordnung geregelten Verwaltungskosten dienen. Sie liegen derzeit bei jährlich 270 Euro pro Wohnung und 33,23 Euro pro Garage. In der Praxis schwanken die Sätze zwischen 15 und 55 Euro pro Wohnung und Monat bzw. zwischen 180 und 660 Euro pro Jahr.

Abgrenzung Grundleistung, besondere Leistung

Wofür aber kann man nun eine Zusatzvergütung ver­langen? Die Antwort ist im Prinzip ganz einfach: für alle Leistungen, die nicht zu den gesetzlichen Aufgaben der Verwaltung gehören. Das lässt sich am Beispiel „Führen der Beschlusssammlung“ schön verdeutlichen. Verwaltungen müssen gemäß § 24 Abs. 7 und 8 WEG eine Beschlusssammlung führen (Grund­leistung). Zudem ist Wohnungseigentümern sowie von diesen ermächtigten Dritten jederzeit Einsicht in die Beschlusssammlung zu ermöglichen. Darüber hinaus sind Verwaltungen verpflichtet, auf Wunsch von Wohnungseigentümern bzw. von ihnen ermäch­tigter Dritter Ausdrucke bzw. Ablichtungen aus der Beschlusssammlung zu fertigen. All das sind be­sondere Leistungen, für die eine Sondervergütung vereinbart werden kann.

Typische Zusatzleistungen

In der Verwaltungspraxis ist die Honorierung folgender Zusatzleistungen üblich:

• außerordentlicheEigentümerversammlungen,
  sofern die Durchführung der Wiederholungs­oder außerordentlichen Eigentümerversamm lungen nicht von der Verwaltung zu vertreten ist
• Erhebung und Abrechnung von Sonderumlagen
• Führung von Lohnkonten
• Bescheinigungen über haushalts­nahe Dienstleistungen gem. § 35a Einkommensteuergesetz (EStG)
• Mahnungen
• Regieaufwand für größere Sanierungsmaßnahmen
  Beschließt eine Eigentümergemeinschaft die Durchführung größerer Instandsetzungs- oder Sanierungsmaßnahmen (mit Bruttobaukosten von X,XX Euro, abhängig von der Größe der Wohnan­lage), kann die Verwaltung zur Abgeltung des damit verbundenen Regieaufwands ein Zusatzhonorar verlangen.
• Betreuung von Rechts streitigkeiten sowie von Zwangsverwaltungs- und Zwangsversteigerungsverfahren
  Für die Betreuung von Rechtsstreitigkeiten der Eigentümergemeinschaft (Klagen Dritter oder gegen Dritte) oder innerhalb der Gemeinschaft (ins­besondere Beschlussanfechtungsklagen) und von Zwangsverwaltungs- und Zwangsversteigerungs-verfahren gegen Miteigentümer kann die Verwal­tung für den hierdurch entstehenden Zeitaufwand (Information der Eigentümer und des beauftragten Rechtsbeistands bzw. der Zwangsverwaltung, Füh­rung von Korrespondenz, Teilnahme an Gerichts­verhandlungen und Versteigerungsterminen) ein Zusatzhonorar verlangen.
• Regulierung von Versicherungsschäden Erklärt sich die Eigentümergemeinschaft damit ein­verstanden, dass die Verwaltung ihren Aufwand unmittelbar mit der Versicherung abrechnet und erfolgen entsprechende Zahlungen der Versiche­rer, entfällt die Berechnung dieses Zusatzhonorars gegenüber der Eigentümergemeinschaft.
• Mietverwaltung
  Vermietet die Eigentümergemeinschaft Räumlich­keiten, Flächen oder sonstige Einrichtungen (z. B. als Kfz-Stellplätze, Hausmeisterwohnung, Lager­räume oder zur Nutzung für Funkanlagen und Werbeflächen), kann die Verwaltung für den Ver-mietungs- und Mietverwaltungsaufwand ein Zusatzhonorar verlangen.
• Klagepauschale
  Erreicht der Wohngeldrückstand mindestens zwei monatliche Hausgelder und bleibt die zweite Mah­nung erfolglos, kann die Verwaltung zur Abgeltung ihres Zusatzaufwands für die Einleitung und Betreu­ung eines Beitreibungsverfahrens (Beauftragung und Information eines Rechtsanwalts, Zusammen­stellung und Kopie der erforderlichen Unterlagen) ein Zusatzhonorar verlangen.
• Nichtteilnahme am Lastschrifteinzug
• Eigentümerwechsel/Verwalterzustimmung bei Veräußerung

Die Zusatzleistungen können sowohl pauschal verein­bart werden als auch nach tatsächlichem Aufwand. Eine Abrechnung nach angemessenen Stundensätzen ist bei folgenden Leistungen empfehlenswert:

• außerordentliche Eigentümerversammlungen
• Regieaufwand für größere
  Sanierungsmaßnahmen
• Betreuung von Rechtsstreitigkeiten sowie von Zwangsverwaltungs- und Zwangsversteigerungs-verfahren

Die vereinbarten Stundensätze schwanken hier je nach Größe des Verwaltungsunternehmens recht stark. So werden nach meiner Erfahrung Stundensätze in der Maximale abgerechnet – mit bis zu 150 Euro für Inhaber/ Geschäftsführer, 120 Euro für Prokuristen, 80 Euro für Sachbearbeiter und 60 Euro für Sekretariatsmitarbeiter. Wenn man die Führung von Stundennachweisen ver­meiden will, empfiehlt sich hinsichtlich der genannten Leistungen eine Orientierung an den Sätzen der Hono­rarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) bzw. des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes (RVG).

Vergütung einzelner Zusatzleistungen

Weitere Zusatzleis­tungen, die pauschal abgerechnet werden, dürften sich im Schnitt in Größenordnungen wie in der Tabelle links bewegen, wobei je nach Region Abweichungen möglich sind. Für die Bemessung sämtlicher Vergütun­gen gilt: Sie müssen angemessen und über­schaubar sein und den entsprechenden Zeit-und Arbeitsaufwand berücksichtigen.

Mit Rücksicht auf die Bestimmungen über die Allgemeinen Geschäftsbedingungen gemäß §§ 307 ff. BGB ist darauf zu achten, dass Vereinbarungen über Sondervergütun­gen klar und eindeutig sind. Hierzu gehört auch, dass bei der Verwaltervergütung grundsätzlich der Nettobetrag zuzüglich der Umsatzsteuer von derzeit 19 Prozent, also der Buttobetrag ausgewiesen wird. Wird nur der Bruttobetrag ausgewiesen, hat man bei Steuererhöhungen keinen Anspruch auf die entspre­chende Anpassung der Vergütung. Dieses Risiko sollte keine Verwaltung eingehen.

Vielfach herrscht die Meinung, dass Sondervergütungen, die für besonderen Aufwand hinsichtlich eines einzelnen Eigentümers anfallen, automatisch von diesem zu tragen sind. Das ist mitnichten so. Werden die Kosten – sofern vertraglich vereinbart – dem Konto der Eigentümer­gemeinschaft entnommen, sind dies auch Ausgaben der Gemeinschaft. Das bedeutet, dass grundsätzlich der jeweils gültige Kostenverteilerschlüssel der Eigentümergemeinschaft anzuwenden ist. Häufig dürfte dies der Schlüssel „Miteigentumsanteile“ sein.

Ein Appell

Über die formalen Vorausset­zungen hinaus ist es wesentlich, dass Immobilienverwaltungen nach außen, also ihren Kunden gegenüber, geschlossen auf­treten und zumindest für die hier dargestellten besonderen Leistungen ein Zusatzhonorar verlangen. Das vereinfacht die Durchsetzung dieser Kosten bei den Kunden und schafft einen stärkeren Zusammenhalt. Denn eins ist sicher: Die Anforderun­gen durch Rechtsprechung, Gesetzgebung und Kundschaft sind heute schon hoch, und sie werden in Zukunft stetig weiter steigen. Um ihnen heute und künftig gerecht zu werden, be­darf es qualifizierten und gut geschulten Personals, und das hat nun einmal seinen Preis. Daher sollte jede Verwaltung hier ihre verwaltervertraglichen Regelungen überprüfen und ggf. optimieren

Praxistipp

Um eine korrekte Einzelbelastung eines Wohnungseigen­tümers zu erreichen, muss ein entsprechender Beschluss der Eigentümergemeinschaft gefasst werden. Dann kann die Verwaltung die Kosten dem sie verursachenden Eigentümer durch Einstellung in die Einzelabrechnung berechnen. Wenn zwischen Entstehen des Zusatzhonorars und der Verabschie­dung der Einzelabrechnung ein Eigentümerwechsel eintritt, kann die Rechnungsstellung direkt an den ausgeschiedenen Eigentümer erfolgen. Ansonsten sind die Kosten auf alle Eigentümer zu verteilen.