Herausforderungen gemeinsam begegnen

Es gibt bereits nutzbare Lösungen, um Prozesse zu optimieren.

Die WEG-Versammlung muss vorbereitet, der Mieterwechsel dem Messdienstleister gemeldet werden, das E-Mailfach quillt über, genau wie die ­Ablage  – Hilfe, Entlastung! Schön, wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt werden könnte, aber der Fachkräfte­mangel … Wer sich hier wiedererkennt, sich aber spontan auch nicht zu helfen weiß, braucht neue, zeitgemäße Lösungsansätze. Die sind von Full-Service-Dienstleistern für die Wohnungswirtschaft wie KALO durchaus zu erwarten. Die Digitalisierung und der Ausbau intelligenter Anwendungen sowie der Einsatz moderner, vernetzter Infrastruktur ermöglichen nachhaltige Prozessoptimierung – zum Beispiel bei der Heizkostenabrechnung. Funktechnologie macht die Organisation von Ableseterminen überflüssig, auch die Erstellung und Übergabe der Heiz- und Nebenkostenabrechnung an die Mieter lässt sich mit digitalem Datenaustausch und über heutige Kommunikationsmedien deutlich effizienter gestalten. Unternehmen jeder Größenordnung können sich so den Aufwand, Formulare von Hand auszufüllen, die Fehleranfälligkeit und häufige Rückfragen ersparen. Die Abrechnung ist schneller fertig, und die gewonnene Zeit bleibt für andere Aufgaben.

Das Tor zur Digitalisierung

Online-Portale bieten einen leichten Einstieg in die Digitalisierung von Abrechnungsprozessen und ihre transparente Gestaltung. Das kostenlose Angebot von KALO bietet die Möglichkeit, online eingegebene Daten auch gleich zu plausibilisieren und zu übermitteln – so kommt die Abrechnung zügig und um Fehler bereinigt zurück. Statusmeldungen halten den Verwalter als Auftraggeber stets über den Stand der Abrechnungserstellung auf dem Laufenden. Ist in der Verwaltung ein gängiges ERP-System im Einsatz, geht der Austausch standardisierter Dateien für die Heizkostenabrechnung unkompliziert und zügig vonstatten, weil das dafür erforderliche Modul in der Software entweder zum Standard gehört oder separat freigeschaltet werden kann. Auch für kleinere Hausverwaltungen gibt es Programme, die die vom Messdienstleister als PDF-Datei im sogenannten E898-Format gesendeten Heizkostenabrechnungen im ERP-System automatisch mit der Betriebskostenabrechnung verknüpfen. Das Sortieren von Heiz- und Betriebskostenabrechnung entfällt, weil beide Dokumente gemeinsam ausgedruckt werden können.

Endlich Entlastung!

Das Beispiel zeigt, dass sich Prozesse auch mit geringem Aufwand digital und smart abbilden lassen, um nachhaltig zu entlasten. Aber es gibt bereits weitere Perspektiven: „Damit jeder Verwalter von der Digitalisierung profitieren kann, entwickeln wir gemeinsam mit dem DDIV und seinen Mitgliedern unser Dienstleistungsangebot stetig weiter. Schon heute arbeiten wir an neuen Lösungen, um unsere Kunden in Zukunft noch mehr zu entlasten“, so KALO-Geschäftsführer Stephan Kiermeyer. Verwalter brauchen mehr Zeit für ihr Kerngeschäft, um etwa bei gleichem Aufwand mehr Wohnungen zu betreuen und zusätzliche Verdienstmöglichkeiten zu schaffen.

Fortbildung für Verwalter

Mit Informationsveranstaltungen unterstützt KALO Verwaltungen im Tagesgeschäft – u. a. mit dem „­Verwalterfrühstück“ in Kooperation mit den DDIV-Landesverbänden. Dabei geht es um Aspekte der ­Digitalisierung, intelligente Anwendungen und digitale Lösungen zur Prozessoptimierung, aber auch um ­relevante Neuerungen wie die DSGVO.

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