Mehr Transparenz und Zeitersparnis

Die Bilmo GmbH setzt auf KI-gestützte digitale Rechnungsverarbeitung. 

Die Blimo GmbH hat ihren Fokus bereits vor über einem Jahrzehnt auf die Digitalisierung ihrer Arbeitsabläufe gelegt. Nach der Einführung eines CRM-Systems und einer Kunden-App werden nun auch Rechnungen automatisiert und mithilfe Künstlicher Intelligenz (KI) verarbeitet.

Die im Jahr 2001 gegründete Immobilienverwaltung mit Hauptsitz in Telgte ist im Münsterland sowie Ostwestfalen-Lippe tätig. Mit aktuell neun Mitarbeitenden betreut sie rund 3.000 Einheiten in der WEG-, Miet- und Sondereigentumsverwaltung.

Im Schnitt verarbeitet die Blimo GmbH 350 Rechnungen pro Monat, die selten per Briefpost/Fax und häufig per E-Mail eingehen, um dann manuell bearbeitet zu werden. Vom Rechnungseingang bis zur Zahlung vergingen etwa drei Tage.

„Uns trieben vor allem Zeitersparnis, Ressourcenoptimierung und die Möglichkeit der transparenten, autonomen Bearbeitung an. Die Digitalisierung ermöglicht nicht nur eine schnellere Bereitstellung von Unterlagen für Eigentümer, sondern schont auch die Umwelt durch den Wegfall von Papier,“ erklärt Henric Adomeit, Geschäftsführer der Blimo GmbH.

Digitalisierung des gesamten Workflows

2022 entschied sich das Unternehmen daher für die Einführung einer Lösung zur digitalen Rechnungsverarbeitung der tutum GmbH, um kreditorische Eingangsrechnungen automatisiert zu erfassen, inhaltlich zu validieren und an das Archiv zu übertragen. Die neue Lösung umfasst nicht nur die Digitalisierung des gesamten Workflows vom Rechnungseingang bis zur Verbuchung, sondern auch die Vorbereitung einer effizienten digitalen Belegprüfung.

Besonderen Wert legte die Hausverwaltung auf die Schaffung von Schnittstellen zu ihrem bestehenden IT-System und der Verwaltungssoftware Win-CASA, um Synergien zu nutzen und den Prozess ganzheitlich zu gestalten.

Eine Rechnung ausschließlich digital vorliegen zu haben, war für manche Mitarbeitende ungewohnt. Doch in der Objektbetreuung wurde schnell erkannt, dass nun weniger Zeit für buchhalterische Kleinthemen aufgewendet werden muss, dafür mehr Zeit fürs Kerngeschäft bleibt. Dank der vorausgefüllten Information können Rechnungen in einem Bruchteil der Zeit geprüft, freigegeben und überwiesen werden. Auch das Abheften fällt weg. Belege sind schnell, einfach und direkt zur unterlegten Buchung aufrufbar. Sie können von überall eingesehen und mit Externen geteilt werden. Das schafft Transparenz.

Erleichterung für alle Abteilungen

Die digitale Rechnungsverarbeitung hat den Arbeitsalltag im Unternehmen grundlegend verändert und die Prozesse stark beschleunigt. „Der zeitgemäße Ansatz des neuen Systems begeistert uns, da er Personenunabhängigkeit, digitale Arbeitsweise und Transparenz vereint. Die kontinuierlichen Lerneffekte der KI sorgen zudem für eine stetige Zeitersparnis in unseren Arbeitsabläufen,“ so Adomeit. Für die Blimo GmbH war dies nicht das letzte Investment. Das nächste Digitalisierungsprojekt ist bereits in Planung: die Einführung eines neuen cloudbasierten CRM-Systems.