Meilenstein, Methodik, Mehrwert

Eigentümerversammlungen sind die Schaltstelle der Willensbildung in Wohnungseigentümergemeinschaften. Hier wird über Instandhaltungen, Investitionen und Sanierungen entschieden, über laufende Maßnahmen befunden und damit die Zukunftsfähigkeit von Millionen Wohnungen in Deutschland bestimmt. Ihre Funktionsfähigkeit ist zentral für Werterhalt, Vermietbarkeit und die Erreichung klimapolitischer Ziele. Doch die Eigentümerversammlung steht seit Jahren unter erheblichem Druck: Die Organisation ist aufwendig, die personellen Ressourcen vieler Verwaltungen sind erschöpft, und zahlreiche Eigentümer bleiben den Sitzungen aus praktischen Gründen fern.

Mehr Flexibilität, weniger Aufwand

Präsenz- wie auch Hybridformate erfordern aufwendige Logistik, verursachen erhebliche Kosten und binden Personal regelmäßig bis in die späten Abendstunden. Zugleich steigen der Effizienzdruck und die Belastung durch den Fachkräftemangel kontinuierlich an. Das VDIV-Branchenbarometer 2025 bestätigt diese Entwicklung: 62,6 Prozent der Verwaltungen halten eine einzige Versammlung pro Jahr nicht mehr für ausreichend, 64,8 Prozent sehen sogar einen deutlichen Bedarf an flexibleren unterjährigen Formaten. In der Praxis bedeutet dies, dass viele Verwaltungen inzwischen mehr Versammlungen organisieren müssen, als sie Gemeinschaften betreuen. Während Eigentümer nach flexibleren Lösungen verlangen, stoßen traditionelle Strukturen zunehmend an ihre Grenzen.

Mit der Zulassung rein virtueller Eigentümerversammlungen zum 17. Oktober 2024 hat der Gesetzgeber auf die Herausforderungen der Praxis reagiert und den Weg für einen tiefgreifenden Wandel geebnet. Digitale Formate sind dabei weit mehr als eine bloße technische Alternative. Sie verschlanken Abläufe, ermöglichen Versammlungen während regulärer Arbeitszeiten und beschleunigen die Beschlussfassung. Schon jetzt beginnen 73,9 Prozent aller virtuellen und 55,9 Prozent aller hybriden Versammlungen vor 17:00 Uhr, gegenüber nur 39,7 Prozent bei klassischen Präsenzformaten. Für Verwaltungen entsteht dadurch die Chance, Prozesse neu zu strukturieren: Sitzungen können gebündelt, außerordentliche Treffen ohne zusätzlichen Aufwand einberufen und Kapazitäten verlässlicher geplant werden. Das steigert Produktivität und Professionalität und verbessert zugleich die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, ein entscheidender Vorteil im Wettbewerb um Fachkräfte.

Ein Baustein der Modernisierung

Noch deutlicher wird der Nutzen aufseiten der Eigentümerinnen und Eigentümer. Virtuelle Versammlungen ermöglichen die Teilnahme unabhängig von Zeit und Ort, erhöhen die Präsenzquote und verleihen Beschlüssen damit eine breitere Legitimation. Gleichzeitig verbessert sich die Qualität der Entscheidungen, weil mehr Stimmen und Perspektiven in den Prozess einfließen. Digitale Formate schaffen zudem Transparenz: Unterlagen können online bereitgestellt, Abstimmungen unmittelbar nachvollzogen und Diskussionen zielgerichteter geführt werden. So gewinnen Gemeinschaften an Stabilität und Planungssicherheit, und die Eigentümerversammlung wird zu einem Baustein der Modernisierung. Das belegen auch die folgenden Beispiele aus der Praxis.

Ein Schlüssel zu mehr Flexibilität

Wie sich diese Entwicklung in der Praxis vollzieht, zeigt das Beispiel der Hausverwaltung Schölkopf GmbH. Dort war man lange überzeugt, dass Eigentümer unerschütterlich an der klassischen Präsenzversammlung festhalten würden. Erst die Corona-Pandemie brachte die Wende, und mit ihr die Erkenntnis, dass digitale Formate nicht nur möglich, sondern auch praktikabel sind. Was zunächst als Notlösung begann, hat sich für die Geschäftsführung zu einem festen Bestandteil des Verwaltungsalltags entwickelt: Heute werden rund 90 Prozent der Versammlungen in hybrider Form durchgeführt.

Aus Sicht der Verwaltung liegt der größte Gewinn in der Flexibilität. Dringende Beschlüsse können ohne aufwendige Terminabstimmungen oder externe Raumbuchungen kurzfristig umgesetzt werden. „Früher bedeutete jede außerordentliche Versammlung ein organisatorisches Großprojekt, heute genügt ein Blick in den Online-Kalender,“ heißt es aus der Geschäftsführung. Auch der technische Einstieg erwies sich als einfacher als gedacht: Eine Basisausstattung mit Kamera, Mikrofon und Bildschirm reichte zunächst aus, und die Kosten blieben überschaubar.

Wesentlich war die schnelle Akzeptanz durch die Eigentümer. Besonders ältere und beruflich stark eingespannte Personen nutzen die digitale Teilnahme regelmäßig, wodurch die Beteiligung an den Versammlungen deutlich gestiegen ist. Vereinzelt auftretende technische Probleme lassen sich durch klare Einladungen, einfache Hilfestellungen und eine strukturierte Moderation meist schnell beheben.

Die Geschäftsführung zieht daher ein klares Fazit: „Virtuelle und hybride Versammlungen sind für uns kein Zusatzangebot mehr, sondern ein Standard, der unsere Arbeit effizienter macht und die Eigentümer stärker einbindet.“

Bewährt bei komplexen Themen

Auch die FONTENAY Management GmbH setzt bewusst auf virtuelle Eigentümerversammlungen. Aus Sicht der Verwaltung bieten sie gegenüber Umlaufbeschlüssen erhebliche Vorteile: Sie ermöglichen einen echten Meinungsaustausch, eine demokratischere Beschlussfassung und vermeiden die oft notwendige Vorbefassung mit Themen. Entscheidungen entstehen freier und werden von den Eigentümern stärker mitgetragen.

Gerade bei komplexen Themen wie energetischen Sanierungen oder größeren Instandhaltungen hätten sich virtuelle Formate bewährt. Statt lange Entscheidungsprozesse in einer einzigen Versammlung durchzudrücken, können Sachverhalte kleinteilig in mehreren digitalen Sitzungen behandelt werden. Eigentümer fühlen sich dadurch entlastet und besser informiert, während zugleich rechtssichere Beschlüsse möglich werden.

Für Verwaltung und Eigentümer bringt das handfeste Vorteile: schlankere Prozesse, geringeres Anfechtungsrisiko und den Wegfall von Reise- oder Mietkosten für zusätzliche Präsenztermine. „Virtuelle Versammlungen sind für uns kein Notbehelf, sondern ein Instrument, um Entscheidungsprozesse zu beschleunigen und zugleich die Qualität der Beschlüsse zu erhöhen,“ so die Geschäftsführung. Gleichwohl hätte sich die Verwaltung gewünscht, dass der Gesetzgeber den Eigentümern mehr Verantwortung überträgt, selbst über die zukünftige Ausgestaltung der Versammlungsformate entscheiden zu können.

Der rechtliche Rahmen

Der rechtliche Rahmen für die Neuerung der virtuellen Eigentümerversammlung ist im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) verankert. Neben der klassischen Präsenzversammlung und den seit der WEG-Reform 2020 möglichen Hybridformaten eröffnet § 23 Abs. 1a WEG den Gemeinschaften seit 2024 die Option, Versammlungen vollständig virtuell abzuhalten, befristet auf maximal drei Jahre und beschlossen mit einer qualifizierten Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen. Die Gemeinschaft kann dabei entscheiden, ob künftig alle Versammlungen ausschließlich virtuell stattfinden, oder ob die virtuelle Durchführung lediglich als Option besteht, über deren Nutzung die Verwaltung je nach Situation befindet. Bereits 11,6 Prozent der befragten Verwaltungen haben entsprechende Beschlüsse gefasst; bei großen Unternehmen ab 3.000 verwalteten Einheiten liegt der Anteil sogar bei 22,6 Prozent. Bis Ende 2028 gilt zudem eine Übergangsregel: Mindestens eine Präsenzversammlung pro Jahr bleibt verpflichtend, es sei denn, die Eigentümer verzichten einstimmig darauf.

Mit der Zulassung virtueller Formate endet die rechtliche Diskussion jedoch nicht. Auch online müssen die Rechte der Eigentümer uneingeschränkt gewährleistet und die Grundsätze ordnungsmäßiger Verwaltung beachtet werden. Der Grundsatz der Nichtöffentlichkeit gilt unverändert, ebenso die uneingeschränkte Ausübung von Rede-, Frage-, Antrags- und Stimmrechten. Virtuelle Versammlungen müssen rechtlich wie praktisch somit denselben Standard erfüllen wie Präsenzveranstaltungen.

Den Datenschutz beachten

Damit rücken zugleich Fragen des Datenschutzes in den Mittelpunkt: Personenbezogene Daten wie Namen, Bild-und Tonübertragungen oder Abstimmungsergebnisse unterliegen den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Für Verwaltungen ergibt sich daraus die Verpflichtung, beim Umgang mit personenbezogenen Daten besondere Sorgfalt walten zu lassen. Dazu gehört der Verzicht auf Aufzeichnungen ebenso wie der transparente Umgang mit Kommunikations- und Abstimmungsdaten. Auch bei der Wahl der eingesetzten Software sind hohe Maßstäbe anzulegen, insbesondere im Hinblick auf DSGVO-Konformität und die Verarbeitung auf europäischen Servern.

Wichtig für reibungslose Abläufe

Damit virtuelle Versammlungen reibungslos funktionieren, sind sorgfältige Vorbereitung und klare Abläufe entscheidend. Dazu gehören präzise Einladungen mit allen Teilnahmemodalitäten, eine strukturierte Moderation sowie einfache Regeln für Wortmeldungen und Diskussionen. Unterstützende Technikhinweise erhöhen die Sicherheit, während transparente Dokumentation bei Störungen die Nachvollziehbarkeit gewährleistet. Auch die Protokolle sollten die Besonderheiten des digitalen Formats berücksichtigen. Virtuelle Eigentümerversammlungen sind damit ein Meilenstein für die Branche. Sie erhöhen Effizienz und Teilhabe, entlasten Personal, reduzieren Kosten und leisten zugleich einen Beitrag zum Klimaschutz. Präsenzformate bleiben in bestimmten Fällen unverzichtbar, doch digitale Versammlungen erweitern den Werkzeugkasten der Verwaltung um eine Option, die künftig zum Standard gehören dürfte.

Praxisleitfaden für den Einstieg

Um den Einstieg zu erleichtern, hat der VDIV Deutschland einen umfassenden Praxisleitfaden entwickelt. Er bündelt Checklisten für Vorbereitung, Einladung, Durchführung und Nachbereitung, enthält Musterbeschlüsse, rechtliche Hinweise und einen kompakten Datenschutzleitfaden. Ergänzt wird er durch einen Marktüberblick über ERP-integrierte Lösungen, cloudbasierte Tools und lokal installierte Systeme mit Funkabstimmsystem. Die Übersicht erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, bietet aber einen praxisnahen Ausschnitt des Marktes.