Prüfen, begutachten, vermitteln

Was tun, wenn die Rechnungsprüfung zum Streitfall wird? Gegen Vertrauensverlust helfen umfassende Information, neutrale Begutachtung – und Mediation.

Die Erstellung der Jahresabrechnung stellt eine Hauptpflicht der Verwalter für Wohnungseigentum dar. Aufgabe einer Jahresabrechnung ist es, über die Einnahmen und Ausgaben Rechnung zu legen und die Kosten des Jahres gemäß den Vorgaben der Vereinbarungen in der Gemeinschaftsordnung und den Beschlüssen der Wohnungseigentümergemeinschaft ordnungsgemäß zu verteilen. Die Eigentümer erwarten, dass die Jahresabrechnung zeitnah, am besten bis 31. Mai, aber zumindest im ersten Halbjahr erstellt und beschlossen ist, u. a. damit die Werte in der Steuererklärung verwendet werden können.

Die Prüfung durch den Beirat

Gemäß § 29 Abs. 3 soll der Beirat die Jahresabrechnung prüfen und dazu Stellung nehmen, bevor sie versandt wird. Diesen Prüfungsauftrag sollte der Verwalter in seinem eigenen Interesse tatkräftig unterstützen, und er muss ihn in seine Planung zur Fertigstellung der Abrechnung aufnehmen. Dabei hat die Stellungnahme des Beirats gegenüber den Eigentümern wesentliche Bedeutung. Stimmt die Eigentümerversammlung der Jahresabrechnung überwiegend zu, geht dem meist ein positiver Beiratsbericht voraus. Es lohnt sich daher für Verwalter, mit einer transparenten und übersichtlichen Buchhaltung alle Fragen des Beirats ergiebig und abschließend, vor Versand der Abrechnung an die Eigentümer, zu beantworten.

Kommunikation schafft Vertrauen

In der Praxis zeigt sich, dass Verwalter, die eine offene und klare Kommunikation mit dem Beirat führen, eine übersichtliche, in der Verteilung korrekte und für Eigentümer verständliche Abrechnung im ersten Halbjahr erstellen und zur Beschlussfassung vorlegen, oft wenig Probleme mit der Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft haben. Begründet ist dies mit dem Vertrauen der Eigentümer in ihren Verwalter, wenn er mit einer guten und schnellen Abrechnung beweist, dass er mit dem Geld der Gemeinschaft ordnungsgemäß umgeht. Auf Nachfrage bei Eigentümern stellt man fest, dass 75 Prozent von ihnen die zeitnahe Vorlage der Jahresabrechnung für den wichtigsten Bewertungsfaktor guter Verwaltung halten.

Wann man Dritte hinzuziehen sollte

Die Erstellung der Buchhaltung und der Jahresabrechnung kann für Verwalter aus verschiedensten Gründen zur Herausforderung werden. Beispielsweise bei Übernahme eines neuen Objekts, bei dem sich die Unterlagen der Vorverwaltung als unvollständig erweisen und festgestellt werden muss, dass der Vorgänger die Abrechnung bisher entgegen den Vorgaben der Gemeinschaftsordnung erstellt hat. Damit hat der neue Verwalter das Problem, zeitnah die Abrechnung zu erstellen, und er ist der Überbringer der schlechten Nachricht, dass die bisher geübte Praxis der Kostenverteilung nicht ordnungsgemäß war. Beide Umstände stellen eine Bewährungsprobe für den neuen Verwalter dar, da der Anspruch der Eigentümer auf eine zeitnahe Abrechnung somit meist nicht erfüllt werden kann. Zweifelt dann noch der Beirat an der Kompetenz der neuen Verwaltung – vielleicht nur, weil man sich noch nicht so gut kennt – kann schon die erste Abrechnung für den neuen Verwalter schwierig werden. Dann kann es hilfreich sein, dem verunsicherten Beirat die Hinzuziehung eines externen Rechnungsprüfers oder Sachverständigen anzubieten, zur unabhängigen und neutralen Prüfung der Buchhaltung und Kostenverteilung. Gilt es, die Gemeinschaftsordnung auszulegen, um die korrekten Verteilungsschlüssel anwenden zu können, kann es auch sinnvoll sein, einen Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht einzuschalten. Übersteigt die Beauftragung eines Beraters den Kompetenzrahmen des Beirats, sollte auf der Eigentümerversammlung über den Vorschlag abgestimmt werden.

Beschlossen, aber angefochten

Eine andere Situation stellt sich dar, wenn eine beschlossene Jahresabrechnung erfolgreich angefochten und aufgehoben wurde. Insbesondere dann, wenn eine große Mehrheit durch den positiven Beschluss über die Jahresabrechnung Vertrauen in die Arbeit des Verwalters gezeigt hat und nun über das Gericht und die Aufhebung des Beschlusses erfährt, dass sie fehlerhaft ist. Im Vordergrund steht bei den anfechtenden Eigentümern oft nicht der Inhalt oder materieller Schaden, den eine Jahresabrechnung beim Anfechtenden verursacht haben könnte, sondern die Zerstörung der Reputation des Verwalters. Schafft es der betroffene Verwalter, mit der Neuerstellung eine korrekte Jahresabrechnung vorzulegen, lassen sich die Wogen meist glätten. Bietet aber auch die neue Abrechnung Grund zur Anfechtung, oder werden Abrechnungen gar mehrere Jahre nacheinander erfolgreich angefochten, so verliert fast jeder Eigentümer das Vertrauen in die Verwaltung. Wiederbestellungen werden schwierig bis unmöglich, und selbst eine Abberufung aus wichtigem Grund könnte im Raum stehen. In so einem Fall ist es für den Verwalter und die Eigentümergemeinschaft hilfreich und ratsam, externe Berater einzuschalten. Sie können auf Rechnung des Verwalters tätig werden und ihn bei der Neuerstellung der Jahresabrechnung unterstützen. Sie können aber auch im Namen der WEG tätig werden, die Jahresabrechnung neu erstellen und der Eigentümerversammlung erklärend Rede und Antwort stehen. Oft besteht die Funktion eines Sachverständigen darin, Eigentümern Streitpunkte und die Rechtslage objektiv zu erläutern. Die Unabhängigkeit des Sachverständigen erhöht erfahrungsgemäß automatisch die Bereitschaft der Eigentümer, das Ergebnis zu akzeptieren.

Streitpunkt Instandhaltungsrückstellung

Fragen wirft in der Praxis häufig die Instandhaltungsrückstellung auf: Ist sie vollständig vorhanden, und warum steht auf den Geldkonten, insbesondere den Termingeldkonten, vielfach Rücklagenkonto genannt, nicht der Betrag zur Verfügung, der dazu in der Jahresabrechnung ausgewiesen wurde?

Die Logik des Finanzierungssystems der Wohnungseigentümergemeinschaft umfasst auch die Situation, dass die auf einen Stichtag bezogene Liquidität einer WEG nicht der ausgewiesenen Instandhaltungsrückstellung entspricht. Im Finanzstatus (auch Vermögensstatus genannt) wird das Verhältnis zwischen Liquidität und dem Vermögen der Wohnungseigentümergemeinschaft komprimiert ausgewiesen. Fehlt ein Finanzstatus, führt dies häufig zu Nachfragen und Misstrauen, wenn auf den Konten nicht genug Geld zur Verfügung steht, beispielsweise weil die Gemeinschaft hohe Forderungen an Eigentümer aus Hausgeldrückständen hat. Auch hier kann die Arbeit eines Sachverständigen hilfreich sein, der durch Erstellung eines Gutachtens ggf. Differenzen aufzeigt, welche dann einer Klärung zugeführt werden können. Oft sind es auch nur Missverständnisse über die Struktur des Rechnungswesens einer Wohnungseigentümergemeinschaft, die durch Mediation zwischen Beirat, den Eigentümern und dem Verwalter geklärt werden können. So kann das Vertrauen zum Verwalter oftmals wieder hergestellt werden.

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