Rechtzeitig aktiv werden bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht

Sechs wichtige Tipps für die erfolgreiche Umsetzung der E-Rechnung:

Die E-Rechnungspflicht stellt die Immobilien­branche vor neue Herausforderungen. Dank der Übergangsregelungen können Verwaltungsunter­nehmen noch ohne die Erstellung elektronischer Rechnungen auskommen. Ab 1. Januar 2025 aber müssen sie elektronische Rechnungen empfangen und archivieren können. Der erste Schritt zur Erfüllung der neuen Anforderungen ist die Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung. Die Automatisierung dieses Prozesses kann nicht nur Kosten sparen, sondern auch Arbeitsabläufe optimieren und umweltfreundlicher gestalten. Je nach Unternehmensgröße und der vorhandenen Systemlandschaft wird auch der mit der Umstellung verbundene Zeit- und Ressourcenaufwand variieren. Sorgfältig geplant und frühzeitig vorbereitet, lassen sich die Vorteile der E-Rechnung schon vor der gesetzlichen Pflicht nutzen – je eher, desto besser also.

1. Frühzeitig planen

Zur frühzeitigen Kontaktaufnahme zu relevanten Akteuren wie Buchhaltung und IT-Abteilung ist zu raten, um die Einführung der E-Rechnung zu planen. Dabei gilt es, ganzheitlich zu denken: Nicht nur um die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben geht es, sondern auch darum, die eigene Digitalisierungsstrategie voranzutreiben, um auch in anderen Bereichen Vorteile zu erzielen. Trotz der geltenden Übergangsfrist bis Ende 2027, ist es sinnvoll, die Weichen rechtzeitig zu stellen, damit ggf. noch Zeit für Tests und Anpassungen bleibt. Auch wichtig: die Sensibilisie-rung des Personals für das anstehende Thema und die Vorteile der Neuerung.

2. Auswahl geeigneter Software

Sinnvoll ist es, sich für eine Software zu entscheiden, die speziell für Immobilienverwaltungen entwickelt wurde und die Anforderungen der E-Rechnung erfüllt. Wichtige Kriterien: die Integrierbarkeit ins bestehende ERP- oder Buchhaltungssystem, regelmäßige Aktualisierung und Support.

3. Personalschulung

Alle Beschäftigten sollten umfassend mit der neuen Software und den gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnung vertraut gemacht werden. Regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen halten sie auf dem neuesten Stand. Sinnvoll ist es, für Fragen und eventuelle Probleme während der Umstellungsphase zuständige Person zu benennen.

4. Standardisierung der Prozesse

Um sicherzustellen, dass Rechnungen konsistent und effizient verarbeitet werden, bedarf es klarer Richtlinien und Checklisten für die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen. Elektronische Rechnungsprozesse müssen zudem den gesetzlichen Anforderungen und Standards entsprechen, insbesondere in Bezug auf Datensicherheit, Datenschutz und Steuervorschriften.

5. Testphase einplanen

Eventuelle Fehler in System oder Prozessen lassen sich während einer Testphase identifizieren und beheben, um reibungslose Abläufe zu erzielen.

6. Support und externe Hilfe nutzen

Supportangebote der Software-Anbieter und die Nutzung externer Beratungsleistungen können die Umstellung erleichtern – genau wie die Vernetzung mit anderen Immobilienverwaltungen: Erfahrungsaustausch und Best Practices sind hilfreich.

“Rechtzeitig aktiv werden bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht” erschien in der Ausgabe 8/2024