Schaltzentralen der Verwaltung

Online-Tools unterstützen bei der professionellen Bewirtschaftung von Immobilien. Wie, das zeigt ein Anwendungsbeispiel.

Professionelle Immobilienverwaltung hat es mit immer neuen Aufgaben zu tun. Zur klassischen Abrechnung kommen neue gesetzliche Vorgaben, Rauchwarnmelderpflicht, Legionellenprüfung, zusätzlicher organisatorischer Aufwand. Anspruchsvoller und kritischer werden auch Kunden bzw. Nutzer von Immobilien, sie fordern mehr Transparenz und Service. Die Arbeitsbelastung steigt, gerade bei kleineren Immobilienverwaltungen. Das spürt auch die AD Hausverwaltung in Weikersheim. Das zweiköpfige Team ist für insgesamt 580 Wohneinheiten zuständig – zwischen Tauberbischofsheim und Creglingen, einer ländlichen Region, in der von Verwaltungen persönliche Rundum-Betreuung erwartet wird: „Fragen etwa zu rechtlichen Themen oder zur Heizkostenabrechnung müssen wir schnell und kompetent beantworten können“, so Inhaber Andrea Michele De Falco, der mit seiner Kollegin insgesamt 48 Wohnungseigentümergemeinschaften betreut und als Sonderverwalter die Heiz- und Betriebskosten für 25 zusätzliche Gebäude abrechnet. Zudem verkauft und vermietet das Unternehmen Immobilien in der Region und vergrößerte seinen Bestand in den vergangenen acht Jahren um 30 Prozent. „Eine erfreuliche Entwicklung“, so der Inhaber, „doch den gesamten Verwaltungsaufwand zu zweit zu stemmen, ist nicht einfach.“

Zeitersparnis durch Online-Verwaltung

Da die Verwaltung auf effiziente Werkzeuge und eine lückenlose Dokumentation angewiesen ist, setzt sie auf Online-Portale der Abrechnungsdienstleister, u. a. „Minol direct“ von Minol Messtechnik. Es bündelt die Prozesse rund um die Heizkostenabrechnung und dient der Hausverwaltung als eine Art Schaltzentrale, in der Ablesetermine und -belege, Verbrauchswerte und Abrechnungen online eingesehen und bestellt oder die für die Jahresabrechnung erforderlichen Kostenaufstellungen und Nutzerdaten eingegeben werden. Der gesamte Datentransfer zwischen dem Messdienstleister und der Verwaltung läuft elektronisch ab. So können Ablesewerte direkt übermittelt, Abrechnungen schneller vorbereitet und der Papieraufwand reduziert werden. Hier spart die Online-Lösung Zeit, die sich für andere Verwaltungsaufgaben nutzen lässt, und hilft, alles im Blick zu behalten. Ein Ampelsystem informiert über den aktuellen Status der einzelnen Vorgänge. Wenn der Zeitplan für die Heizkostenabrechnungen wie so oft knapp bemessen ist, etwa weil sie pünktlich zur Eigentümerversammlung fertig sein müssen, können ein bis zwei Tage Verzögerung eine große Rolle spielen. Im Online-Portal ist der tagesaktuelle Stand abrufbar, so dass die Abrechnungen direkt ausgedruckt werden können, sobald sie fertig sind. Auch die interne Planung wird einfacher. Weil der Status der jährlichen Ablesung für die Objekte angezeigt wird, kann die Übermittlung von schon vorliegenden Daten für Liegenschaften vorgezogen werden, was Warte- und Leerlaufzeiten vermeidet.

Qualitätssicherung und Flexibilität

Was sich die Hausverwaltung früher aus E-Mails, Excel-Tabellen und Aktenordnern zusammensuchen musste, ist über das Portal mit wenigen Klicks abrufbar: Auf der Startseite erhält man eine Übersicht über alle Liegenschaften, von dort aus geht es per Mausklick zu den einzelnen Objekten und verschiedenen Anwendungen. Unter „Kosten- und Nutzerdaten erfassen“ sind beispielsweise die für die Jahresabrechnung erforderlichen Brennstoffkosten der Heizung, sonstige Heiznebenkosten und die aktuellen Nutzerdaten einzugeben. Die Daten werden dabei direkt auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft. Unrealistische Zahlen, etwa bei Zahlendrehern, meldet das System, was Fehler vermeidet und auch bei hohem Arbeitsaufkommen die Qualität der Abrechnung erhöht. Auch Nutzerwechsel und Zwischenablesungen lassen sich auf diese Weise effizient abwickeln. Die Verwaltung kann dazu entweder einen Ableser anfordern oder die Ablesung selbst vornehmen. Beim Auszug eines Mieters lesen entweder die Eigentümer selbst ab oder beauftragen die Hausverwaltung. Nach der Zwischenab­lesung werden die Werte dem entsprechenden Nutzer zugeordnet und über das Online-Portal automatisch an den Messdienstleister übermittelt. Der Verwaltungsaufwand bleibt gering. Als praktisch und flexibel hat sich für die Weikersheimer auch die Online-Abwicklung von Nutzerwechseln erwiesen, wenn die Abrechnung aus dem vorigen Jahr noch nicht fertig ist, was nicht nur in dieser Verwaltung häufig vorkommt.

Hilfe bei Rückfragen

Stimmt meine Heizkostenabrechnung? Warum ist sie höher als im vergangenen Jahr? Ist der Abschlag für die Heizung nicht zu hoch angesetzt? Bei Rückfragen von Eigentümern und Mietern, zu aktuellen wie zurückliegenden Abrechnungen, sind Verwalter gefordert und müssen im Zweifelsfall Werte und Abrechnungen belegen können. In Weikersheim nutzt man dafür die Archivfunktion des Online-Portals. Hier sind alle Daten aus den Vorjahren dokumentiert: Kosten- und Nutzeraufstellungen, Belege für Jahres- und Zwischenablesungen, Gesamt- und Nutzerabrechnungen sind mit wenigen Klicks abrufbar und können zur Weitergabe oder Prüfung ausgedruckt werden. Für die Hausverwaltung selbst steht für Rückfragen, etwa zu Terminen, laufenden Aufträgen oder Ablesungen, ein persönlicher Ansprechpartner des Messdienstleisters zur Verfügung.

Neue Aufgaben erfordern neue Lösungen

Das Beispiel der AD Hausverwaltung zeigt, dass Online-Portale nicht nur großen Wohnungsgesellschaften bedarfsgerechte Lösungen bieten. Gerade kleinere Verwaltungen sind auf Systeme angewiesen, die sich ihren individuellen Anforderungen anpassen. Über das von Minol beispielsweise können auch Energieausweise direkt bestellt, die Funktionsprüfung der Rauchwarnmelder und der Status der Legionellenprüfung verfolgt werden. Zusätzlich gibt es Module wie „e-Report“ oder „e-Monitoring“ zur Analyse von Energiekosten und Verbrauch – die in Zeiten hoher Energiepreise an Bedeutung gewinnt. Wenn früher oder später die unterjährige Verbrauchsinformation gefordert wird, sind Verwaltungen mit Online-Diensten, die zukunftsfähig aufgestellt sind, gegen wachsenden Aufwand gut gewappnet.

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