VDIV-Verwaler-Monitor zu ERP-Software: Wie zufrieden und wechselwillig sind Verwaltungen?

Der ERP-Markt für Immobilienverwaltungen ist im Wandel - nicht zuletzt beschleunigt durch die Übernahme wichtiger Software-Anbieter. Die jüngsten Entwicklungen hat der VDIV Deutschland zum Anlass genommen, zu untersuchen, wie Immobilienverwaltungen mit der aktuellen Situation auf dem Markt umgehen, wie zufrieden sie mit ihrem ERP-System sind und was sie in Zukunft von einem ERP-System erwarten. Welche Anforderungen an Funktionalitäten werden an den Anbieter gestellt? Hält das bestehende ERP-System Schritt mit gesetzgeberischen Anforderungen und der Rechtsprechung? Wie werden auf Künstlicher Intelligenz (KI) basierende Lösungen integriert, und gibt es cloudbasierte Anwendungen?

Der Markt für ERP-Software für Immobilienverwaltungen ist vielfältig, es gibt für einen relativ kleinen Markt viele Anbiete und Produkte. Die Umfrage ergab, dass bei den 323 teilnehmenden Unternehmen 49 verschiedene Programme im Einsatz sind. Die am häufigsten in der Befragung genannte ERP-Systeme sind DOMUS ERP (15,5 Prozent), PowerHaus (10,2 Prozent) und Immoware24 (9,9 Prozent).

72,7 Prozent der Teilnehmenden sind mit dem derzeit genutzten ERP-System eher (49,8 Prozent) oder voll und ganz zufrieden (22,9 Prozent) und vergeben in Schulnoten durchschnittlich eine 2,8. Diese Bewertung deckt sich weitgehend mit den Zahlen des diesjährigen VDIV-Branchenbarometers, erhoben von Februar bis April 2024,- auch hier waren 23,2 Prozent voll und ganz und 49,8 Prozent eher zufrieden. Zugenommen hat aber die Anzahl derer, die überhaupt nicht zufrieden sind, von 4,9 Prozent auf aktuell 6,5 Prozent.

64,4 Prozent der befragten Immobilienverwaltungen schätzen ihr ERP-System als benutzerfreundlich ein. HäufigsterKritikpunkt ist aber die mangelnde Flexibilität des ERP-Systems, sich an die Anforderungen des jeweiligen Nutzers anzupassen. Durchschnittlich vergeben alle Teilnehmenden hier die Note 3,8. Nachvollziehbar bleibt die Einschätzung; gleichwohl kritisch zu hinterfragen ist, ob der Anspruch auch praktikabel ist. Es wird wohl kaum ein ERP-System-Anbieter Änderungen am Produkt aufgrund von Einzelwünschen vornehmen wollen. Spätestens, wenn es um die Entstehungs- und Anwendungskosten geht, ist das Gespräch zumeist beendet. Zudem wird ein Software-Hersteller die Skalierbarkeit prüfen und einschätzen, wie sinnvoll für ihn der Aufwand ist. Zugleich kann getrost die These in den Raum gestellt werden, dass einem ERP-System die Kunden weglaufen, wenn es gerade nicht flexibel ist und auf neue Anorderungen nicht reagiert. 

Wechselwille und Zukunftsfähigkeit von ERP-Systemen

Die zunehmende Dynamik am ERP-Markt und die Übernahme von Anbietern sorgt für eine neue Sensibilität in diesem Segment. Vor allem die Serviceorientierung und Zukunftsfähigkeit der ERP-Systeme rückt in den Fokus: 46,1 Prozent der Teilnehmenden stellen sowohl diese als auch die Innovationskraft ihres Anbieters infrage. Jede zehnte Verwaltung (12,1 Prozent) hat aufgrund der Marktentwicklung bereits den Entschluss gefasst, den Anbieter zu wechseln, fast jedes fünfte (18,6 Prozent) denkt aufgrund dessen aktiv darüber nach.

Der Wechselwille ist umso ausgeprägter, je kleiner der Digitalisierungsgrad des Unternehmens ist: Nur 23,4 Prozent der Firmen mit vollständig digitalisierten Prozessen stellen Überlegungen zu einem anderen ERP-System an (trifft voll und ganz oder eher zu). Demgegenüber ziehen 52,4 Prozent der Verwaltungen, die überwiegend papierbasiert arbeiten, einen anderen Anbieter in Betracht.

Für nur 39,3 Prozent der Unternehmen ist ein Wechsel derzeit kein Thema, insbesondere für größere Unternehmen sei ein Wechsel besonders kostenintensiv und zeitaufwendig. 30 Prozent der Immobilienverwaltungen sind sich noch unsicher und beobachten den Markt zunächst weiter.

Unabhängig von der derzeitigen Marktentwicklung hat sich die Bereitschaft, sich mit einem neuen System zu beschäftigen und einen Wechsel in Erwägung zu ziehen, innerhalb eines halben Jahres stark gewandelt: Gaben im Branchenbarometer 2024 noch 9,9 Prozent an, über einen Wechsel nachzudenken (trifft voll und ganz zu), sowie 21,2 Prozent, einen Wechsel in Erwägung zu ziehen (trifft eher zu), sind es nun bereits 26,6 Prozent (voll und ganz) bzw. 19,2 Prozent (trifft eher zu). Hintergrund dafür dürften auch nicht zuletzt die jüngsten und immer mehr beschleunigten Entwicklungen in der Prozessautomatisierung und KI-Integration sein sowie der zunehmende Fachkräftemangel, die den Anstoß dafür geben, sich mit der Wettbewerbsfähigkeit des momentan genutzten Systems auseinanderzusetzen.

Ausschlaggebende Faktoren für die Wahl eines neuen Systems sind daher unabhängig von der Unternehmensgröße bessere Funktionalitäten und die KI-Integration, die vor allem für große Unternehmen ab 3.000 Verwaltete Einheiten (VE) überdurchschnittlich oft wichtig (54,1 Prozent) sind. Ein neues Programm sollte sich auch möglichst nahtlos in die eigene Systemwelt integrieren lassen.

Ein Hemmnis ist allerdings der Aufwand, den ein ERP-Systemwechsel – von der Planungsphase bis Go-Live – inklusive Datenmigration und erforderlicher Schulungen mit sich bringt, der nicht immer reibungslos verläuft und sowohl von den Mitarbeitenden als auch den Kunden mitgetragen werden muss. Mit 61 Prozent geht daher mehr als die Hälfte der Befragten von einem hohen zeitlichen Aufwand für einen Systemwechsel aus. Jedes fünfte Unternehmen (20,4 Prozent) hält den Wechsel aus diesem Grund für nicht umsetzbar. Gut die Hälfte (48,6 Prozent) schätzt, dass der monetäre Aufwand für ein solches Vorhaben hoch wäre, wobei wechselwillige Ver­waltungen ihn geringer beurteilen als der Gesamtdurchschnitt.

Welche Bedenken haben die Verwalter bezüglich ihres ERP-Systems?

Die Hälfte aller Teilnehmenden (50,2 Prozent) misst der Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter eine sehr hohe Bedeutung für die langfristige Weiterentwicklung ihres Unternehmens bei und schätzt den ERP-Anbieter als zentralen Partner für die Zukunft. Die größten Bedenken bezüglich des eigenen ERP-Programms haben Immobilienverwaltungen daher bei der Zukunftsfähigkeit und Innovationskraft des Anbieters, das gab fast die Hälfte (46,1 Prozent) der Befragten an. Steigende Kosten befürchten 37,8 Prozent. Vor allem diejenigen Teilnehmenden, die ihrem ERP-System bereits jetzt kein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bescheinigen, gehen von einer solchen Entwicklung aus. Ein gutes Drittel (32,8 Prozent) sorgt sich um nachlassende Servicequalität. Die Abhängigkeit von großen Anbietern sehen 25,1 Prozent der Befragten kritisch. Nur etwa jedes siebte Unternehmen (13,9 Prozent) macht sich keine wesentlichen Sorgen.

Fazit

Die Zukunft für Verwaltungen liegt auch begründet in der Nutzung von Software-Programmen. Der unternehmerische Erfolg ist dabei gekoppelt an ein innovatives, sich stetig weiterentwickelndes ERP-System. Das gilt es im Blick zu behalten.