VDIV-Verwalter-Monitor

Mehr als ein Drittel aller Eigentümerversammlungen findet bereits vor 17:00 Uhr statt.

Der Abstimmungsbedarf in Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) ist groß und wird aufgrund der Vielzahl neuer rechtlicher Vorschriften weiter zunehmen. Gleichzeitig verschärft sich der Fachkräftemangel. Der VDIV Deutschland ist daher der Frage nachgegangen, ob sich dadurch die Zeiten für Eigentümerversammlungen (ETV) verschieben.

Mit 35,6 Prozent beginnen schon jetzt mehr als ein Drittel der ETV vor 17:00 Uhr, viele davon bereits um 15:00 Uhr. Das belegt eine Befragung unter 656 Immobilienverwaltungen im Rahmen des VDIV-Verwalter-Monitors vom Juni 2024. Über 90 Prozent der antwortenden Unternehmen favorisiert einen Beginn der ETV vor 17:00 Uhr. Über 53 Prozent sprechen sich für einen Beginn zwischen 15:00 und 17:00 Uhr aus, fast 32 Prozent wünschen sich den Start der Versammlung zwischen 12:00 und 15:00 Uhr. Wann sich die Gemeinschaften versammeln wollen, spielt offenbar auch für die Suche nach einer Verwaltung eine entscheidende Rolle: Rund 83 Prozent der Unternehmen sehen für die Zusammenarbeit mit einer Wohnungseigen-tümergemeinschaft einen Beginn der ETV vor 17:00 Uhr als sehr relevant an.

Rechtsprechung veraltet

In der Rechtsprechung wird der Minderheitenschutz oft als Kernargument für die ETV ab 17:00 Uhr angeführt. Eine klare gesetzliche Regelung, zu welcher Uhrzeit die Versammlung stattzufinden hat, gibt es nicht. Per Vereinbarung können Zeiten festgelegt werden. In der Praxis sind solche Vereinbarungen jedoch selten. Die „üblichen“ Zeiten haben Literatur und Rechtsprechung in der Vergangenheit festgelegt. Die hier dominierende Meinung war bislang: Der Versammlungszeitpunkt muss verkehrsüblich und zumutbar sein, er soll zudem keine Erschwernis für die Teilnahme darstellen. Grundsätzlich sollte er nicht vor 17:00 Uhr anberaumt werden, da davon auszugehen ist, dass Eigentümerinnen und Eigentümer berufstätig sind, sodass von ihnen nicht verlangt werden soll, für die ETV Urlaub zu nehmen.

„Steht der Minderheitenschutz eines Eigentümers weiter über den Gegebenheiten des Arbeitsmarktes und einer funktionierenden Verwaltung? Ist es vor dem Hintergrund oftmals flexibler Arbeitszeiten wirklich nicht vermittelbar, als Eigentümer auch tagsüber an einer Versammlung teilzunehmen?,“ fragt VDIV-Geschäftsführer Martin Kaßler. Die Umfrageergebnisse dokumentieren, dass ein Wandel im Gange ist, dem sich Verwaltungen und Gemeinschaften stellen müssen.

In vielen Büroberufen herrschen flexible Arbeitszeitmodelle, die den Beginn einer ETV am Nachmittag umsetzbar machen. Angesichts dieser Tatsache und des veränderten Marktumfelds sollte sich auch in der Rechtsprechung abbilden, dass veränderte Zeiten für die ETV zumutbar sind, um sie weiterhin praktikabel zu machen. „Weder dem Gesetzgeber noch den WEG ist geholfen, wenn sich Immobilienverwaltungen zunehmend aus dem Markt zurückziehen oder keine Gemeinschaften mehr aufnehmen,“ so Kaßler.

Abstimmungsbedarf steigt, Personal schwindet

Dem VDIV-Verwalter-Monitor zufolge haben die Unternehmen jährlich mehr Versammlungen durchzuführen als sie WEG verwalten – im Mittel 10 Prozent mehr. Angesichts der großen klimapolitischen Vorhaben und des Sanierungsstaus beim Gros des Gebäudebestands in Deutschland ist davon auszugehen, dass der Bedarf an ETV weiter steigen wird. Nach dem jüngst erschienenem Zensus (aus 2022) wurden rund 23,4 Prozent der Gebäude hierzulande zwischen 1950 und 1969 errichtet, 23,1 Prozent zwischen 1970 und 1989. Bei Gebäuden ab einem Alter von 40 Jahren stehen Ertüchtigungen und Instandhaltungen an. Allein der dafür notwendige Abstimmungsbedarf verursacht aufseiten der Immobilienverwaltungen einiges an Mehraufwand – bei gleichzeitig schwindender Anzahl an Fachkräften. Zudem sind die gesetzlichen Anforderungen an Gebäude in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen.

Hier wird eine Versammlung pro Jahr nicht mehr ausreichen. Das sehen 62,6 Prozent der im Rahmen des Branchenbarometers 2024 befragten Firmen so. Für Immobilienverwaltungen wird es unterdessen immer schwieriger, Mitarbeitende zu finden. Vielfach beklagen Immobilienverwaltungen fehlendes Personal oder dass Mitarbeitende die am Abend stattfindenden ETV ablehnen. Fast vier von zehn Unternehmen (39,4 Prozent) haben laut aktuellem Verwalter-Monitor aufgrund der ab 17:00 Uhr beginnenden Versammlungen Schwierigkeiten, überhaupt Personal zu finden. Insbesondere große Unternehmen (mit mehr als 3.000 verwalteten Einheiten) haben damit zu kämpfen (53,8 Prozent). Bei 14,7 Prozent der Befragten waren ETV in den Abendstunden für Mitarbeitende bereits Grund genug, das Unternehmen zu verlassen.

Eigentümerversammlungen, die nach 17:00 Uhr stattfinden, können mittelfristig auch in Konflikt mit dem Arbeitszeitgesetz geraten. Immobilienverwaltungen müssen sich daher geeignete Maßnahmen überlegen, um ihre Mitarbeitenden zu entlasten. 58,5 Prozent bieten flexiblere Arbeitszeitmodelle für Mitarbeitende an, die ETV nach 17:00 Uhr durchführen. So können diese etwa am Folgetag später beginnen. 55,4 Prozent der Unternehmen (vor allem größere) bieten einen Freizeitausgleich, sollte die Versammlung außerhalb der üblichen Arbeitszeiten stattfinden, was jedoch großen Aufwand bei der Personaleinsatzplanung nach sich zieht, da derzeit noch 64,6 Prozent der Versammlungen nach 17:00 Uhr stattfinden. Nur 19,2 Prozent der Verwaltungen zahlen einen finanziellen Ausgleich.

Kleine WEG haben es schwer

16,9 Prozent der befragten Firmen gaben an, dass sie keine neuen Gemeinschaften mehr unter Vertrag nehmen, weshalb sich die Vereinbarung einer Uhrzeit für die ETV erübrigt. Ein alarmierendes Ergebnis, das deutlich macht, dass Handlungsbedarf besteht. Vor allem kleinere WEG mit maximal zehn Wohneinheiten haben es schwer, eine Immobilienverwaltung zu finden. 26,3 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, WEG dieser Größe nicht mehr anzunehmen. Am ehesten sind noch kleine Verwaltungen dazu bereit – hier sagte nur jede zehnte Verwaltung (11,2 Prozent), WEG dieser Größenordnung abzulehnen. Die Zeiten, zu denen ETV stattfinden, stehen mit dem Problem der verwalterlosen Gemeinschaften in Zusammenhang.

Fazit

Klimaschutz und Regelungsdichte treffen auf Fachkräftemangel und Arbeitnehmende, denen ihre Work-Life-Balance wichtig ist. Damit WEG in Zukunft noch eine Verwaltung finden, braucht es ein Umdenken auf zwei Seiten. Eigentümerinnen und Eigentümer müssen sich fragen, was das kleinere Übel ist, die am Nachmittag stattfindende ETV oder die Selbstverwaltung der Immobilie in Zusammenarbeit mit den anderen Eigentümern? Auch die Rechtsprechung muss vor dem Hintergrund der anstehenden Herausforderungen und der angespannten Marktlage die Fragen zum Minderheitenschutz und zur Üblichkeit neu stellen.