Virtuelle Eigentümerversammlung: Entlastung im Tagesgeschäft und Alleinstellungsmerkmal

Die Situation in der Immobilienverwaltung entwickelt sich klar in Richtung Digitalisierung, auch in Bezug auf die Durchführung von Eigentümerversammlungen. Präsenzveranstaltungen sind oft zeitaufwendig, schwer zu koordinieren und können durch digitale Lösungen effizienter gestaltet werden. Die Technologie ermöglicht flexible, ortsunabhängige Teilnahme, schnellere Entscheidungsprozesse und eine bessere Dokumentation.

Für Verwalter bedeutet dies nicht nur eine Entlastung im Tagesgeschäft, sondern auch die Chance, sich durch moderne Services von Mitbewerbern abzuheben. Gerade in einer zunehmend digitalisierten Welt werden Kunden erwarten, dass auch in der Immobilienverwaltung solche Tools angeboten werden. Wer sich jetzt nicht mit den verfügbaren Plattformen auseinandersetzt, könnte langfristig Wettbewerbsnachteile erleiden. Die virtuelle Versammlung ist daher nicht nur ein Trend, sondern eine notwendige Weiterentwicklung, um als Verwalter zukunftsfähig zu bleiben – soweit die Bewertung von ChatGPT zu diesem Themenkomplex.

Viele Anbieter, viele Ansätze, viele Lösungen

Für diesen Artikel habe ich mich mit einigen Softwareanbietern in Verbindung gesetzt und deren Tools und Techniken sowie Kosten (Funktionen, technische Voraussetzungen, Sicherheit- & Datenschutzkonzepte) abgefragt. Durch die Breite der Angebote und unterschiedlichen Leistungen und Systeme ist eine echte/tabellarische Vergleichbarkeit kaum möglich.

In den letzten Jahren haben sich die Softwarehäuser zunehmend mit dem Thema beschäftigt. Bei den zwei Platzhirschen geht die Meinung hierzu auseinander. Aareon DACH erklärt: „Als ERP-Anbieter sehen wir uns nicht in der Rolle, Tools zur Durchführung von Onlineversammlungen zu ersetzen, sondern diese sinnvoll in unsere Systeme zu integrieren und zu vernetzen.“ DOMUS Software AG verkündet hingegen: „Mit unserer ERP-Software und dem vollständig integrierten Eigentümerportal ermöglichen wir hybride Eigentümerversammlungen, die den Verwaltern nahtlose und effiziente Abläufe bieten. Unsere Strategie setzt auf durchgängige Prozesse, die Arbeit erleichtern und Zeit sparen – auch bei der Integration von Drittsystemen.“

Aus den o. g. Gesprächen mit den Anbietern hat sich ein bunter Blumenstrauß von Lösungen für die Branche ergeben. Nicht alle Anbieter können die nachfolgend benannten Parameter liefern! Hier soll in der Sache kein Bashing folgen, genauso wenig werde ich jedoch einzelne Lösungen besonders hervorheben oder eine konkrete Empfehlung aussprechen können, da auch die Anforderungen je Verwaltung unterschiedlich sein dürften. Dennoch ein kurzer Dank an die DOMUS Software AG, Aareon, Facilioo, VoteWorks und easimo für die ausführlichen Antworten zu meiner Umfrage!

Unterteilung in vier Kategorien

Aktuell ist der Markt für die Tools & Techniken der virtuellen Versammlungen in vier Kategorien zu unterscheiden:

1. Startups und Proptechs, die auf die Durchführung der virtuellen Versammlungen spezialisiert sind (z.B. Vulcavo, Neove, Voteworks, Ownertime)
2. ERP und CRM-Anbieter, die sich über Schnittstellen oder Integrationen zu den o. g. verbunden haben (z.B. Casavi, Haufe, Hausperfekt)
3. Kundenportalanbieter, die eine eigene Lösung entwickelt haben (z.B. ETG24, facilioo)
4. Systemanbiete, die in ihrem Ökosystem eine eigene Lösung entwickelt haben (z.B. DOMUS, easimo)

Grundsätzlich ist festzustellen, dass nach Jahren der Abgrenzung viele Anbieter miteinander ins Gespräch gekommen sind und sich so die Konnektivität deutlich verbessert hat. Noch vor wenigen Jahren war es für den Verwalter sehr mühsam, Eigentümerdaten und Versammlungsinformationen zwischen den Systemen zu synchronisieren. Datenaufbereitung sowie Import/ Export von Exceltabellen waren manueller Aufwand, somit zeitintensiv und fehlerbehaftet mit den entsprechenden Konsequenzen für die Durchführung und die Protokollerstellung. Sollte dies heute noch zu Ihrer Praxis gehören, wechseln Sie bitte das System!

Welche Parameter sollte ein gutes Tool mitbringen?

1. Eine intuitive, leicht bedienbare Oberfläche (Browser und App) sorgt dafür, dass alle Teilnehmer (Mitarbeiter und Kunden) problemlos an der Online-Versammlung teilnehmen können
2. Automatisierte Einladungen, Erinnerungen und eine übersichtliche Teilnehmerverwaltung erleichtern die Organisation und Durchführung der Versammlung
3. Eine Integration (Datenaustausch) in das führende ERP oder CRM-System
4. Live-Abstimmungen in Echtzeit und korrekte Stimmrechtsverwaltung sind für eine transparente und effiziente Entscheidungsfindung zwingend notwendig
5. Automatische Übernahme in die 
   Beschlusssammlung
6. Eine aktuelle Datenverschlüsselung und Ausfallsicherheit sind Grundvoraussetzung und gewähr­leisten den Schutz der Daten und eine stabile Durchführung der Versammlung 

Ergänzende Faktoren für die Entscheidungsfindung

Weitere ergänzende Faktoren können für die Entscheidungsfindung von Bedeutung sein:

1. Wie erfolgt die Umsetzung von Umlaufbeschlussverfahren?
2. Gibt es eine einfache Umfragefunktion?
3. In welchem Zyklus wird das System gewartet (jederzeit/täglich/alle 14 Tage)?
4. Gibt es eine Gratis-Demo-Datenbank?
5. Wie erfolgt das Onboarding (persönlich oder über Produktvideos)?
6. Welche Art von Support wird anschließend angeboten (persönlicher Ansprechpartner/Mailkontakt)?

Einer der wichtigsten Faktoren dürfte bei vielen die Kostenfrage sein. Die Preismodelle variieren bei den Anbietern sehr stark. Zwischen „All-inclusive,“ Pauschalpreis je ETV und gestaffelten Preisen je Einheit/Liegenschaft oder nur Onlineteilnehmer, mit oder ohne Videofunktion. Auch hier ist eine direkte Vergleichbarkeit kaum möglich.

Was müssen Sie als Verwalter liefern, um die o. g. Tools überhaupt nutzen zu können?

Alle Anbieter benötigen eine stabile Internetverbindung! Außerdem müssen die jeweilige App und/oder der genutzte Browser auf dem aktuellen Stand sein. Einzelne Anbieter verzichten derzeit auf eine Video-Integration, d. h. es muss eine Ergänzung mit z. B. MS Teams geschaffen werden. Der wichtigste Faktor bei der Einführung ist Ihre Zeit! Je nach Anbieter werden persönliche Einarbeitungen oder Webinare angeboten.

Sollten Sie für Ihre Kunden bereits ein Onlineportal anbieten, so wird Ihr Softwarepartner sicher bereits eine Lösung bereitstellen. Aber nochmals: Der automatische Abgleich der Stammdaten (MEA, Flächen, Einheiten) sowie der Versammlungsinhalte mit dem führenden System ist aus meiner Sicht die notwendige Voraussetzung für eine effiziente Nutzung.

Sofern Sie als Verwalter noch keine Erfahrungen in diesem Segment gesammelt haben, sollten Sie sich schnellstens mit Ihren Softwarepartnern in Verbindung setzen und prüfen, welche Lösungen Ihnen angeboten werden und welche der o. g. Parameter für Sie wichtig sind. Gegebenenfalls fragen Sie Verbandskollegen oder lassen Sie sich durch einen freien Berater in der Entscheidungsfindung unterstützen!

Fazit laut ChatGPT

Die virtuelle Eigentümerversammlung bietet Immobilienverwaltern enorme Effizienzgewinne und wird zunehmend von Kunden erwartet. Unterschiedliche Anbieter liefern vielfältige Lösungen, die sich jedoch schwer direkt vergleichen lassen. Entscheidend für die Wahl eines Tools sind Benutzerfreundlichkeit, Integration in bestehende Systeme und hohe Sicher­heitsstandards. Verwalter sollten schnellstmöglich geeignete Software evaluieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben und ihren Kunden moderne Services anzubieten. Gehen wir es an!