Weniger ist mehr

Vom richtigen Umgang mit Mieterdaten und wofür welche Aufbewahrungsfristen gelten

Zwei der Grundprinzipien des Datenschutzes und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind die der Datenminimierung und der Spei­cherbegrenzung. Sie verpflichten jeden für die Datenverarbeitung Verantwortlichen unter anderem dazu, alle personenbezogenen Daten zu löschen, wenn sie für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr gebraucht werden.

Klingt eigentlich ganz einfach: Personenbezogene Daten von Mietern sind nach Ende des Mietverhältnisses zu löschen. Ganz so einfach ist es bedauerlicherweise nicht. Bei der Frage, welches Datum wann zu löschen ist, kommt es auf jedes einzelne Datum an, denn es gelten auch Auf-bewahrungs-, Verjährungsfristen etc. Nach Ansicht der Datenschutzbehörden ist zudem auch die zur Daten­verarbeitung eingesetzte Technik datenschutzfreundlich einzurichten.

Aufbewahrungs- und Löschfristen

Grundsätzlich gilt, dass gesetzliche Aufbewahrungsfristen die datenschutzrechtlichen Löschfristen hemmen. Geschäfts­unterlagen und Handelsbriefe müssen dem Handelsgesetzbuch (HGB) zufolge sechs Jahre aufbewahrt werden, steuerrechtlich relevante Unterlagen zehn Jahre. Nach HGB beginnt die Frist mit dem Ende des Kalen­derjahres, in dem die entsprechenden Unter­lagen erstellt wurden, die steuerrechtliche Frist mit dem Jahr, in dem die Steuererklärung abgege­ben wurde. Daraus ergibt sich, dass Mietverträge, die Buchungsbelege sind, mindestens zehn Jahre nach Ende des Mietver­hältnisse aufbewahrt werden müssen. Für alle Daten, die im Zusammenhang mit einem Mietvertrag oder dessen Anbahnung erfasst wurden, gilt dies jedoch nicht. Hier gelten unterschiedliche Löschfristen, je nach Art dieser Daten.

Daten von Mietinteressenten 

Wird eine Wohnung neu vermietet, sollten die Daten der­jenigen, die sich als Mieter dafür beworben, sie aber nicht bekommen haben, spätestens sechs Monate nach Mietver-tragsschluss gelöscht werden. Diese Frist ergibt sich, weil unberücksichtigt gebliebene Interessenten gegebenenfalls Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsge-setz (AGG) geltend machen können, was nach § 21 Abs. 5 AGG innerhalb von zwei Monaten geschehen muss. Da der Fristbeginn nicht klar geregelt ist und zwischen der gerichtlichen Geltendmachung durch den Mietinteres­senten und der Zustellung der Klage beim Vermieter auch noch Zeit vergehen kann, dürften sechs Monate hier eine angemessene Löschfrist sein.

Was gilt im laufenden Mietverhältnis?

Auch bereits während eines noch bestehenden Mietverhält­nisses sind manche personenbezogenen Daten von Mietern zu löschen. Dazu gehören solche zur wirtschaftlichen Leis­tungsfähigkeit, die im Auswahlverfahren erhoben wurden. Sie werden nur so lange benötigt, wie aus den Angaben in der Mieterselbstauskunft Rechte hergeleitet werden kön­nen, was nur in den ersten Jahren eines Mietverhältnisses der Fall sein dürfte. Wir gehen daher von einer Löschung nach ein bis zwei Jahren aus. Gesundheitsdaten, Angaben zu Beruf und Familie oder gar personenbezogene Daten von Familienangehörigen sind meist noch eher zu löschen. Dies gilt nicht, solange Ansprüche im Raum stehen. Perso­nenbezogene Daten, also Namen und Alter von Familienan­gehörigen, die als volljährige Personen mit in eine Wohnung eingezogen sind, können auch weiterhin gespeichert blei­ben, weil sie gegebenenfalls in einem Räumungsprozess verwandt werden müssen. Für Daten von Personen, die als minderjährige Kinder der Mieter in die Wohnung eingezo­gen sind, gilt dies allerdings nicht, denn sie brauchen nicht mit verklagt zu werden.

Was passiert nach Ende nach Ende des Mietverhältnisses?

Auch nach Ende eines Mietverhältnisses sind nicht alle Daten sofort zu löschen. Kontaktdaten ehemaliger Mieter beispiels­weise können bis zum Ablauf sämtlicher Verjährungsfristen bewahrt werden. Zu prüfen wäre hier also, welche gegen­seitigen Ansprüche noch in Betracht kommen: Stehen noch Zahlungen auf Betriebskosten oder noch nicht erstellte Abrechnungen mit Mietern im Raum, enden diese Fristen nicht vor Ablauf des dritten Jahres nach Mietvertragsende. Dasselbe gilt für Ansprüche auf Rückzahlung der Mietkau­tion. Die Löschfrist beträgt hier in der Regel ca. vier Jahre. Ist allerdings ein Rechtsstreit anhängig, für den bestimmte Daten eine Rolle spielen, sollten diese nicht gelöscht wer­den, bevor er rechtskräftig entschieden ist. Grundsätzlich gilt also: Solange noch nicht verjährte Ansprü­che bestehen, brauchen die zur Geltendmachung oder zur Verteidigung notwendigen Daten nicht gelöscht zu werden.

Regeln für EDV und Aktenarchiv

In diesem Zusammenhang sei darauf verwiesen, dass die vorhandene Technik zur Datenverarbeitung so gestal­tet werden sollte, dass die planmäßige Löschung nicht mehr benötigter Daten möglich ist. Dazu sollte sie Daten nach Art und Kategorien unterscheiden können und die Sperrung und Löschung ermöglichen. Als Mindestanfor­derung sollten im Unternehmen geregelte Abläufe zum Löschen der Daten vorgesehen und geklärt, definiert und dokumentiert sein,

• welche Daten vorhanden sind,
• wann diese jeweils zu löschen sind,
• wer für die Löschung zuständig ist,
• wie die Löschung technisch abläuft.

Die Pflicht zur Löschung von Daten bezieht sich nicht nur auf die in der EDV erfassten, sondern auch auf Papier­dokumente in den Archiven. Zu einem umfassenden Löschkonzept gehören auch Überlegungen, wer wann für welchen Vorgang zuständig ist und wie Daten und Datenträger vernichtet werden.

Das richtige Vorgehen

Im ersten Schritt ist ein Löschkonzept für elektronisch und analog gespeicherte Daten zu erstellen. Der zweite Schritt ist die Umsetzung, bei der man praktikabel und nicht zu kleinteilig vorgehen sollte. Zu beachten ist jedenfalls: Daten von Mietinteressenten sind nach sechs Monaten zu löschen. Notwendige Mieterdaten sind nach erfolgrei­chem Mietvertragsabschluss aufzubewahren, bis das Miet­verhältnis beendet ist und keine unverjährten Ansprüche mehr bestehen. Steuerlich relevante Daten müssen noch länger aufbewahrt werden. Sie sind zuletzt zu löschen.