Wenn es Klagen gibt

Wohin mit den Prozesskosten in der Jahresabrechnung?

Gerichtsverfahren kann auch die beste Immobilienverwaltung nicht vermeiden; ihre Bearbeitung gehört zum Tagesgeschäft. Zum Glück ist der buchhalterische Umgang mit den Prozesskosten durch die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) 2020 einfacher geworden.

Der folgende Beispielsfall möge in das Thema einführen: Ein Wohnungseigentümer erhebt Anfechtungsklage gegen einen Beschluss. Der Verwalter beauftragt eine Rechtsanwaltskanzlei mit der Vertretung der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) – wozu er, nebenbei bemerkt, ohne Weiteres berechtigt und verpflichtet ist, weil die Abwehr von Beschlussklagen eine Maßnahme zur „Abwendung von Nachteilen“ i. S. v. § 27 II WEG darstellt. Die Rechnung der Anwaltskanzlei bezahlt der Verwalter vom Gemeinschaftskonto; auch das darf und muss er tun. Die Verteidigung bleibt ohne Erfolg, die GdWE unterliegt und muss die Kosten des Prozesses tragen. Die dem Kläger entstandenen Rechtsanwalts- und Gerichtskosten werden im gerichtlichen Kostenfestsetzungsbeschluss verzinslich festgesetzt und vom Verwalter (vom Konto der GdWE) bezahlt.

Wie findet sich dieser Vorgang in der Jahresabrechnung wieder?

Ganz einfach: Die aufseiten der Gemeinschaft entstandenen Kosten (genauer: Ausgaben) sind darin nach dem allgemeinen Kostenverteilungsschlüssel, im Normalfall also gem. § 16 Abs. 2 S. 1 WEG nach dem Verhältnis der Miteigentumsanteile (MEA), zu verteilen. Das gilt unabhängig von der gerichtlichen Kostenentscheidung.

Der siegreiche Kläger wird dadurch in gewisser Weise benachteiligt, muss er sich doch entsprechend seiner Miteigentumsanteile an den Prozesskosten beteiligen, die er nach der gerichtlichen Kostenentscheidung gerade nicht tragen soll.

Außerdem diente seine Prozessführung objektiv betrachtet den Interessen aller Wohnungseigentümer. Dass der in diesem Sinne altruistisch handelnde Wohnungseigentümer trotzdem Prozesskosten anteilig tragen muss, erscheint auf den ersten Blick nicht einleuchtend. Vor diesem Hintergrund wurde bis vor Kurzem zumindest vereinzelt vertreten, dass Prozesskosten in der Jahresabrechnung nicht auf alle, sondern nur auf die übrigen Wohnungseigentümer außer dem Kläger zu verteilen seien (wie es auch der Rechtslage vor der WEG-Reform 2020 entsprach).

BGH-Urteil schafft Rechtssicherheit

Dieser Auffassung ist der Bundesgerichtshof (BGH) aber mit Urteil vom 19. Juli 2024 (Az. V ZR 139/23) klar entgegengetreten und hat damit abschließend Rechtssicherheit geschaffen. Weil Beschlussklagen gegen die Gemeinschaft zu richten sind, hat diese die ihr auferlegten Kosten des Beschlussklageprozesses zu tragen; es handelt sich also um (Verwaltungs-)Kosten der Gemeinschaft. Und daran sind nun einmal sämtliche Wohnungseigentümer zu beteiligen, ganz unabhängig von der eigenen Parteirolle im Rechtsstreit. Auch der erfolgreiche Kläger ist Mitglied der GdWE. Dass ihm die Prozesskosten der GdWE anteilig zur Last fallen, beruht auf seiner Zugehörigkeit zum Verband.

Wenn die Gemeinschaft klagt

Bei (Aktiv-)Klagen der Gemeinschaft verhält es sich nicht anders. Verauslagte die Gemeinschaft beispielsweise für die Führung einer Hausgeldklage Rechtsanwalts- und Gerichtskosten, werden auch diese Ausgaben in der Jahresabrechnung auf alle Eigentümer inklusive des beklagten Wohnungseigentümers verteilt. Zu verbuchen ist diese Ausgabe nicht auf dem Personenkonto des betreffenden Eigentümers, sondern auf einem besonderen Buchungskonto „Rechtsstreitigkeiten“. Ein Rückfluss nach erfolgter Kostenfestsetzung gegen den verurteilten Wohnungseigentümer bzw. nach der entsprechenden Zahlung durch diesen wird als Einnahme mit demselben Verteilerschlüssel, also MEA aller Wohnungseigentümer, verbucht und in die Jahresabrechnung eingestellt.

Diese Grundsätze gelten auch für Prozesse mit Dritten. Somit gilt kurz und bündig: Prozesskosten sind Verwaltungskosten und als solche nach dem allgemeinen Umlageschlüssel zu verteilen.

Lässt sich der Verteilerschlüssel ändern?

Gemäß § 16 Abs. 2 S. 2 WEG lautet die Antwort: Ja! Die Gemeinschaft kann z. B. beschließen, siegreiche Anfechtungskläger von der Kostenverteilung auszunehmen. Die Gemeinschaft, in der ein solcher für die Mehrheit nachteiliger Beschluss gefasst wird, muss aber wohl erst noch gegründet werden ...

Praxisrelevant ist hingegen eine Variante, die der Mehrheit zum Vorteil gereicht – und solche Beschlüsse finden leicht eine Mehrheit: Die Gemeinschaft kann beschließen, die Mehrkosten einer Vergütungsvereinbarung mit der beauftragten Rechtsanwaltskanzlei nur dem im Prozess unterlegenen Wohnungseigentümer zu belasten. Wie es dazu kommen kann? In Fällen mit geringen Streitwerten (bis ca. 3.000 Euro) erwarten Anwaltskanzleien häufig die Vereinbarung eines Zeithonorars, weil die „gesetzlichen“ Gebühren nach Maßgabe des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes (RVG) dem mit jedem Prozess unvermeidlich verbundenen (erheblichen) Aufwand nicht gerecht werden. Im gerichtlichen Kostenfestsetzungsverfahren werden gemäß § 91 Zivilprozessordnung (ZPO) aber nur die gesetzlichen Gebühren berücksichtigt. Wenn die Gemeinschaft einen Prozess gewinnt, bleibt sie somit auf den Mehrkosten einer Vergütungsvereinbarung sitzen. Das lässt sich ändern, wenn ein entsprechender Kostenverteilungsbeschluss gefasst wird, der für einen bestimmten Einzelfall oder als Dauerbeschluss für eine unbestimmte Zahl von Fällen gefasst werden kann. Die Zulässigkeit ist zwar noch nicht höchstrichterlich „abgesegnet,“ was eine Gemeinschaft aber nicht von der Beschlussfassung abhalten muss. Nachfolgend zwei Beschlussmuster (nach Greiner, Wohnungseigentumsrecht, 5. Aufl. 2022, § 3 Rn. 68; § 8 Rn. 180).

Muster für den Einzelfallbeschluss:

1. Der Verwalter soll ein Rechtsanwaltsbüro mit der Wahrnehmung der Interessen der Gemeinschaft gegenüber dem Miteigentümer X betreffend das Problem [...] beauftragen. Er darf mit dem Rechtsanwaltsbüro eine Vergütungsvereinbarung mit folgendem Inhalt abschließen: Zeitvergütung bis 250,00 EUR/Stunde, Abrechnung im 5-Minuten-Takt, Fahrtkosten 0,70 EUR/km. In gerichtlichen Verfahren gilt die gesetzliche Vergütung nach dem RVG (die nicht unterschritten werden darf), sofern sie höher ist.

2. Eventuelle Mehrkosten der vorstehend beschlossenen Vergütungsvereinbarung gegenüber den Sätzen des RVG hat Herr X zu tragen, soweit er im gerichtlichen Verfahren unterliegt.

Muster für den Dauerbeschluss

In Gerichtsverfahren der Gemeinschaft mit Miteigentümern anfallende Sondervergütungen des Verwalters oder Mehrkosten der anwaltlichen Vertretung aufgrund einer Vergütungsverein­barung (Kosten, die über die Gebühren gemäß Rechtsanwaltsvergütungsgesetz hinausgehen) sind im Rahmen der Jahresabrechnung als „Einzelbelastung“ nur auf diejenigen Einheiten zu verteilen, deren Eigentümer sie verursacht haben. Das gilt nur, soweit die Verursacher im Prozess unterlegen sind; maßgeblich ist die gerichtliche Kostenentscheidung.