Wie viel Software ist notwendig?

Eine „neue Ära der Immobilienverwaltung“ ist angebrochen.
Im Fokus: KI und Automatisierung als Schlüssel zur Verwaltung der Zukunft!

Schnellere Bearbeitungszeiten, weniger Fehlerquellen, eine spürbare Entlastung der Mitarbeiter bei gleichzeitig höherem Output – die Vorteile der Digitalisierung in der Immobilienverwaltung sprechen für sich. Doch wie wird sich die Branche durch die zunehmende Automatisierung von Prozessen und den flächendeckenden Einsatz von KI künftig weiter verändern? Die Wahrheit ist: Die Verwaltungsbranche befindet sich vor einer echten Zäsur.

Diese Zeitenwende ist elementar mit dem Einsatz der Künstlichen Intelligenz verbunden, die schon längst Einzug in den Verwalteralltag gehalten hat. Spezialisierte Softwareanbieter für die Immobilienverwaltung wie die DOMUS Software AG stehen damit vor der steten Herausforderung, schon heute Weichen für den Einsatz künftiger Technologien stellen zu müssen, die es zum Teil erst morgen gibt. Dies ist innerhalb eines bestehenden Programms, das nach „alter Bauart“ gestrickt ist, allerdings kaum machbar. Darum ist es auch in der Softwareentwicklung an der Zeit, neue Wege zu gehen und die „bekannten Pfade“ ein Stück weit zu verlassen.

KI in der Verwaltung – facettenreicher als gedacht

Der Einsatz Künstlicher Intelligenz wird die Immobilienverwaltung, wie wir sie kannten und heute kennen, grundlegend verändern: Bestimmte Prozessketten, für deren Bearbeitung (noch) ein oder gar mehrere Mitarbeiter nötig sind, können künftig vollständig autonom erfolgen.

Ein Beispiel wäre die Neuvermietung einer Wohnung. Bei Eingang vieler unterschiedlicher Bewerbungen ist KI bereits in der Lage, eine selbsttätige „Vorqualifizierung“ geeigneter Bewerber vorzunehmen. Dabei kann die Vollständigkeit der eingereichten Dokumente ebenso als Kriterium herangezogen werden wie beispielsweise die Haltung eines Haustiers oder eine Kombination anderer für die Vermietung relevanter Faktoren. Der Kriterienkatalog, anhand dessen die Vorauswahl vorgenommen wird, obliegt natürlich ganz der Verwaltung. Der bislang übliche Zeitaufwand für die Sichtung unzähliger Bewerbungen ohne echten Mehrwert gehört damit der Vergangenheit an.

Ein großer weiterer Bereich der KI-Nutzung wird sich erst auf Teile, später auf die gesamte Buchhaltung beziehen: Sei es die automatisierte Auswertung und Zuordnung von Aufträgen und zugehörigen Rechnungen, die selbsttätige Initiierung von Zahlungen zum Zeitpunkt der Fälligkeit oder die Erstellung kompletter Abrechnungen für verwaltete WEG-Anlagen – all dies wird bereits in naher Zukunft möglich sein.

Ein weiterer – und durchaus ebenso wesentlicher – Teilbereich der Künstlichen Intelligenz wird zudem die Korrespondenzfähigkeit spezialisierter KI-Assistenten sein. Auch hier ein Beispiel: Meldet sich ein Kunde beispielsweise mit der Bitte, ihm eine bereits zugestellte Betriebs-kostenabrechnung zuzusenden, kann eine Sprach- und Kommunikations-KI bereits erkennen und mitteilen, wenn diese in einem Mieterportal oder dergleichen hinterlegt ist. Wendet der Kunde daraufhin beispielsweise ein, dass er die Abrechnung dennoch ausgedruckt benötigt, reagiert die KI mit der Beauftragung des Ausdrucks und des Versands der Abrechnung bei einem angeschlossenen Lettershop. Die Adressdaten des Kunden werden aus dem System gezogen und sicherheitshalber noch einmal im „Gespräch“ verifiziert. All diese Vorgänge können quasi „in Echtzeit“ und ohne das Zutun eines Mitarbeiters bearbeitet werden.

KI-Assistenten: Zwischen Realität und Zukunftsmusik

Dabei muss allerdings eines betont werden: Dies ist die zukünftige Entwicklung der Branche, mit der die Entwicklerteams hochklassiger Verwaltungssoftware zwar schon heute tagtäglich beschäftigt sind. Und die Fortschritte der technischen Anwendungen gehen rasant vonstatten. Dennoch ist der Einsatz dieser KI-Assistenten keineswegs „aus dem Nichts heraus“ möglich.

Die Basis hierfür sind zum einen ein gut gepflegtes und erfolgreich etabliertes CRM-System sowie eine Unternehmenskultur, die auch die Belegschaft in die Prozesse der Modernisierung miteinbezieht. Zudem ist die Qualität des „Anlernens“ eines Systems maßgeblich für die Qualität seiner Dienste. Schließlich ist es bei KI-Komponenten ähnlich wie bei neuen Mitarbeitern: Sie müssen lernen, wie das Unternehmen funktioniert, in dem sie arbeiten. Sie müssen Abläufe kennenlernen und „gezeigt bekommen,“ worauf es bei ihrer Tätigkeit ankommt. Und: Sie benötigen eine gut gepflegte Datenbasis, um reibungslos arbeiten und Prozesse wie gewünscht optimieren zu können. Dies alles erledigt sich nicht von selbst – weder auf Seiten der Entwicklung noch auf Seiten der zeitgemäßen Immobilienverwaltung.

Flächendeckender Einsatz als Frage der Zeit

Um die oben bereits angesprochene technologische Offenheit zu bieten, auch noch nichtexistierende KI-Assistenten in die Verwaltung der Zukunft miteinzubeziehen und gleichzeitig auch die Basis für eine zukunftsfähige Nutzung dieser neuen Technologien zu schaffen, wird DOMUS mit DOMUS novio schon in diesem Jahr eine modular zu-sammenstellbare und cloudbasierte KI-Assistenzplattform anbieten, die es ermöglicht, zahlreiche KI-Assistenten in die Verwaltung einzubinden. Dabei ist es unsere feste Überzeugung, dass unsere Lösungen zur Nutzung der KI keine Menschen aus dem Arbeitsmarkt verdrängen werden. Etliche Tätigkeiten werden sich sicherlich ändern, aber die Verwaltung bleibt sicherlich auch in Zukunft ein Geschäft „von Mensch zu Mensch“.