Zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Hybride und virtuelle Eigentümerversammlungen, die tagsüber stattfinden, bedeuten einen notwendigen Paradigmenwechsel für die Immobilienverwaltung.

Stellen Sie sich vor, Ihre Eigentümerversammlung findet nicht mehr abends, sondern tagsüber statt. Also ohne erzwungene Überstunden. Mehr Zeit für Familie, Sport oder einfach für sich selbst. Klingt das nicht wunderbar?

Stellen Sie sich auch vor, Sie müssten zu dieser Versammlung nicht einmal Ihr Büro oder Ihren Platz im Homeoffice verlassen. Alles würde hybrid oder virtuell ablaufen. Das klingt dann doch etwas zu weit hergeholt, oder? Es klingt nicht nur wie eine verlockende Vision, es ist auch umsetzbar!

Wir haben die Vision in unserem Unternehmen bereits zum Standard gemacht – und wir lieben es! Warum sollte das nicht auch bei Ihnen möglich sein? Mit den richtigen Tools, etwas Mut und klarer Kommunikation gelingt der Wandel – zu Ihrem Vorteil und zum Vorteil Ihrer Kunden.

Eigentümerversammlungen im digitalen Wandel

Wir haben schon jetzt einen abwechslungsreichen und krisensicheren Beruf. Und wir können ihn noch besser machen! Seit der Corona-Pandemie hat sich in Deutschland ein neues digitales Bewusstsein etabliert. Geschäftliche Meetings per Videokonferenz sind selbstverständlich geworden. Doch wie sieht es mit Eigentümer-Meetings aus? Viele Verwaltungen zögern noch, Eigentümerversammlungen in hybride oder virtuelle Formate zu überführen. So viel zum status quo.

Wie funktioniert eine hybride oder virtuelle Eigentümerversammlung?

Hybride oder virtuelle Eigentümerversammlungen laufen genauso ab wie Präsenzveranstaltungen: Es gibt eine Einladung, die Eigentümer nehmen teil, tauschen sich aus und fassen Beschlüsse. Eine Niederschrift dokumentiert das Ergebnis. Nichts Neues! Der Unterschied liegt in der Technik.

Die organisatorische Umsetzung

Die richtige Erwartungshaltung: Wird man auf Widerstand stoßen, wenn man etwas, das jahrzehntelang etabliert war, ändern will? Selbstverständlich! Es liegt in der Natur der Sache. Fingerspitzengefühl und die eigene Überzeugung sind nötig, aber der Aufwand lohnt sich!

Schrittweise Einführung: Starten Sie mit internen Meetings, um Routine im Umgang mit der Technik zu gewinnen. Planen Sie erste hybride/virtuelle Veranstaltungen wie unverbindliche Informationsnachmittage zu Sanierungsprojekten o. Ä. Das reduziert die Hemmschwelle erheblich. Je besser Sie und Ihre Mitarbeiter geschult sind, umso sicherer ist der Umgang mit der Technik.

Nutzen Sie Musterbeschlüsse: Zur rechtssicheren Ausführung halten Sie sich am besten an die Musterbeschlüsse des VDIV Deutschland.

Mit digitalen Vorteilen überzeugen: Schaffen Sie einen Mehrwert! Je papierloser Ihr Büro, desto einfacher wird die Präsentation. Nutzen Sie die Möglichkeit, Abrechnungen, Fotos, Pläne oder Ihr Versammlungsprotokoll am Bildschirm zu visualisieren. Vielleicht zeichnen Sie das Meeting sogar auf und stellen es Ihren Kunden nachträglich zur Verfügung.

Versammlungszeiten in den Nachmittag verlegen

90,8 Prozent der Verwaltungen wünschen sich einen Versammlungsbeginn vor 17:00 Uhr. Das ergab die Befragung für den Verwalter-Monitor des VDIV Deutschland im Juni 2024. Zur Orientierung könnte 15:00 Uhr als Beginn dienen.

Fazit: Mut zur Veränderung

Hybride und virtuelle Eigentümerversammlungen eröffnen enorme Chancen – für Verwaltungen und Eigentümer gleichermaßen. Sie steigern die Effizienz, verbessern die Work-Life-Balance und schaffen moderne Arbeitsbedingungen. Seien Sie mutig, starten Sie schrittweise und überzeugen Sie mit den richtigen Argumenten. Der Paradigmenwechsel ist längst überfällig – und er lohnt sich!