Digitalisierung der Objektbuchhaltung: Zwischen Zahlen und Personal

Ein Schritt gegen den Fachkräftemangel 

Der Mangel an gut ausgebildeten Mitarbeitenden trifft die Branche hart. Mit dem demografischen Wandel altert die Erwerbsbevölkerung, von der ein Viertel bereits 55 Jahre oder älter ist. Die geburtenärmeren nachfolgenden Generationen werden die Lücken kaum füllen. Zudem machen es die spezialisierten Anforderungen dieses Berufs, insbesondere in der Immobilienbuchhaltung, die auch Kenntnisse in Immobilienrecht und Finanzmanagement voraussetzt, Quereinsteigern nicht gerade leicht, sich in die komplexe Materie einzuarbeiten. Dadurch bleibt die Fachkräftelücke oft bestehen.

Wie aber verhindert man die gravierendsten Folgen, dass Kapazitätsengpässe zu Effizienzverlusten, Verzögerungen und erhöhter Arbeitsbelastung für die vorhandenen Mitarbeiter führen, dass Fehler die Arbeitsqualität mindern und letztlich die Kundenzufriedenheit, dass Verzögerungen im Zahl- und Mahnwesen oder der Erstellung von Jahresabrechnungen das Vertrauen der Kunden ins Unternehmen beeinträchtigen und somit seine langfristige Stabilität gefährden? Die Digitalisierung und Automatisierung sowie vernetzte Systeme bieten Potenzial, Prozesse effizienter zu gestalten und den Druck auf das Personal zu mindern.

Routineaufgaben automatisieren

Die Automatisierung von Standardprozessen kann die Arbeitslast reduzieren und die Effizienz steigern. ERP-Systeme und spezialisierte Cloud-Lösungen ermöglichen die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben, etwa die Verarbeitung von E-Rechnungen und die Berechnung von Sonderleistungen. Essenziell ist hier die Vernetzung der Systeme, welche ihren jeweiligen Schwerpunkt in der Folge optimal auslegen können. Dies entlastet die Mitarbeiter, reduziert Fehler und erhöht die Präzision.

Ein Beispiel ist die Einführung von E-Rechnungen, welche ab dem Jahr 2025 – mit Ausnahmen – flächendeckend verpflichtend werden. Sie können automatisiert verarbeitet werden, was manuelle Tätigkeiten minimiert und Bearbeitungszeiten verkürzt. Immobilienverwaltungen können hierdurch und in Kombination mit optimalen Systemanbindungen Effizienzsteigerung möglich machen.

Kompetenztrennung als ergänzende Maßnahme

Eine weitere Maßnahme, um den Fachkräftemangel zu kompensieren, ist die Kompetenztrennung. Durch die Trennung beispielsweise der Buchhaltung und der Objektbetreuung und/oder der Objektbetreuung und des Schadensmanagements können sich Mitarbeiter auf ihre spezifischen Aufgaben fokussieren. Dies führt zu höherer Spezialisierung und mehr Effizienz in allen Bereichen. Gleichzeitig kann die Digitalisierung gezielt vorangetrieben werden, um Aufgaben zu automatisieren und die Arbeitslast zu senken. Verwaltungen können hierdurch vom reaktiven Handeln ins proaktive kommen, was die Qualität der Arbeit der gesamten Branche weiter steigern und ihr Image aufbessern wird.